Kaufen oder Mieten?
Sie haben die Vorteile einer mobilen Zeiterfassung erkannt. Sie möchten eine solche nun in Ihrem Betrieb einrichten. Sie schauen sich diverse Anbieter an. Nun finden Sie Anbieter, bei denen Sie die Software kaufen können.
123erfasst.de mieten Sie.
Ein Kaufangebot erscheint Ihnen vielleicht im ersten Moment verlockender als ein Mietangebot.
Warum das Mietmodell für Sie als Kunden viel attraktiver ist als ein Softwarekauf, erläutere ich nachfolgend.
Eine mobile Zeiterfassung ist ein halbwegs anspruchsvolles EDV-System. Sie müssen mobile Telefone mit einem zentralen Server verbinden. Das bedeutet, dass dieser Server neben den Daten-Speicher-Aufgaben auch insbesondere Daten-Kommunikations-Aufgaben hat. Gerade hinsichtlich Datensicherheit sind hier eine Reihe von besonderen Vorkehrungen zu treffen. Denn zum einen verarbeiten Sie besonders schützenswerte personenbezogene Daten und zum anderen öffnen Sie Ihr EDV-System Richtung Mobil-Funk-Netz und Internet - das macht Sie erst einmal grundsätzlich angreifbar für Daten-Hacker.
Eine mobile Zeiterfassung ist somit mit einer normalen, lokalen Zeiterfassung nicht zu vergleichen. Daraus ergibt sich, dass Sie die mobile Zeiterfassung auf jeden Fall auf einem eigenen, getrennten Server installieren werden. Dies ist eine Erkenntnis, die für jede mobile Zeiterfassung gelten sollte.
Ich gehe bei der weiteren Betrachtung davon aus, dass Sie kein eigenes EDV-Personal beschäftigen, sondern auf einen externen IT-Dienstleister zurückgreifen. Eine Techniker-Stunde kostet im bundesweiten Durchschnitt in etwa 90€. Zudem gehe ich davon aus, dass die durchschnittliche Nutzungsdauer Ihrer Hardware bei 5 Jahren, also 60 Monaten liegt. Der Server-Rechner als solches "lebt" vielleicht sogar länger bei Ihnen - aber häufig sind es andere Situationen, die ein Durchtauschen der Hardware oder einem Teil davon schon früher bedingen - somit ist eine durchschnittliche Nutzungsdauer von 60 Monaten sehr realistisch.
Die folgende Kostenaufstellung ist relativ unabhängig davon, ob Sie 10 Mitarbeiter oder 100 Mitarbeiter beschäftigen und mit der Zeiterfassung verwalten - die preislichen Abweichungen sind nur marginal.
Die Anschaffung von Handys und die Mobilfunk-Verträge betrachte ich hier nicht gesondert, denn diese Kosten fallen unabhängig davon an, für welches Zeiterfassungs-System Sie sich entscheiden. Beachten Sie vielleicht lediglich, dass Sie bei 123erfasst.de je Kolonne / je Baustelle nur ein Handy benötigen - Sie können zwar jeden einzelnen Mitarbeiter mit einem Gerät ausstatten, aber Sie müssen nicht.
Aufstellung monatliche Kosten bei einer gekauften mobilen Zeiterfassung
| 336,53 € |
Anschaffung Server Hardware: Server-PC, unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) Software: Windows-Server-Betriebssystem, Datensicherungs-Software, Virenschutz, Firewall Dienstleistung: Installation + Einrichtung + Online-Anbindung für Ihre Mobil-Geräte Hardware (1.200€) + Software (500€) + Dienstleistung (1.200€) = 2.900€ 2.900€ / 60 Monate Nutzungsdauer = 48,33€ monatlich | 48,33 € |
Wenn Sie eine Software kaufen, die Sie bei sich im Büro installieren und einrichten möchten, so muss dies von Fachleuten umgesetzt werden. Dabei müssen die Software-Experten sich mit Ihren Netzwerk-Experten unterhalten. Bedenken Sie, dass Sie hier insbesondere ein Kommunikationsnetzwerk aufbauen - um dies funktionsfähig und sicher zu erledigen, müssen diese Spezialisten miteinander sprechen. Eine solche Einrichtung dürfte demnach bei mindestens ca. 10h á 90€ liegen, also 900€. Diesen Betrag wiederum auf 60 Monate verteilt, bedeutet somit 15€ monatlich. | 15 € |
Server, USV, Klimatisierung benötigen ca. 300 Watt/h, 30 Tage á 24h -> 216 kWh á 0,20€ = 43,20€ | 43,20 € |
Ein Server muss betreut werden. Die Funktionen des Servers müssen überwacht werden, Betriebssystem-Updates müssen eingespielt werden, die Datensicherung muss kontrolliert werden, Datensicherungs-Bänder müssen täglich getauscht werden, defekte Hardware (z.B. Lüfter, Netzteile) müssen getauscht werden. Der durchschnittliche, monatliche Aufwand für einen solchen Server liegt bei ca. 1,5h á 90 € - somit also 135 € monatlich. | 135 € |
Für die Pflege einer Software und die Bereitstellung von Support-Mitarbeitern fordern die meisten Software-Hersteller eine Wartungspauschale. Diese Pauschale beinhaltet neben dem Anspruch auf neue Programmversionen in der Regel nur die Möglichkeit, eine Service-Hotline anrufen zu dürfen. Die tatsächliche Anwenderunterstützung kostet dann jeweils noch einmal extra. Üblich für einen solchen Software-Wartungsvertrag sind monatlich 1,5% vom Anschaffungspreis. Bei einer Software, die z.B. 3000€ kostet, entspricht dies 45€ je Monat. | 45 € |
Eine gute Software wird ständig weiter entwickelt - so natürlich auch 123erfasst.de. Für 123erfasst.de kommt nahezu monatlich eine neue Version raus - gehen wir mal davon aus, dass Sie nicht jedes Update sofort installieren wollen, sondern vielleicht nur einmal im Jahr. Der Aufwand für ein solches Software-Update auf einem Server, der bei Ihnen im Betrieb steht, dürfte dann bei ca. 4 Stunden á 90€ liegen. Das bedeutet als 360€ im Jahr und somit 30€ je Monat. | 30 € |
123 hat keine kostenpflichte Hotline - wir berechnen kein Geld, wenn Sie bei uns anrufen oder uns eine Mail senden. Ganz im Gegenteil - wir freuen uns, wenn Sie uns eine Anfrage stellen. Denn das gibt uns die Möglichkeit, unsere Software anwenderfreundlicher zu gestalten und unsere Online-Dokumentation verständlicher zu schreiben. Bei anderen Anbietern wird diese Anwenderunterstützung zumeist extra berechnet - dort gibt es kostenpflichtige Hotlines oder Support-Pauschalen je Vorfall. Diese Position ist extrem variabel - aber ich denke, ein monatlicher Aufwand von € 20 ist sehr niedrig angesetzt. | 20 € |
Bei einer Zeiterfassung, die Sie kaufen, kommen somit monatlich noch ca. 330 € Betriebskosten zum Software-Kaufpreis dazu. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Entscheidung für ein mobiles Zeiterfassungs-System.
Das Mietmodell von 123erfasst.de basiert darauf, dass wir Ihnen die Nutzung der Software auf unseren Servern zur Verfügung stellen. Dadurch können wir die allermeisten Arbeiten standardisieren und Mengeneffekte ausnutzen. Deswegen sind wir in der Lage, dass sämtliche oben genannten Punkte bereits in unserem Mietpreis berücksichtigt sind.
Darüberhinaus ergeben sich durch unser Konzept eine Reihe weiterer Vorteile, die Sie nutzen können und dafür nichts extra zahlen - wie z.B.
- Mit Ihren persönlichen Zugangsdaten haben Sie von jedem Internet-Zugang weltweit administrativen Zugang auf Ihre Zeiterfassung - Sie können sich also quasi jederzeit von jedem Ort aus in Ihr System einloggen und bleiben informiert.
- Sie können sofort beginnen - Sie müssen nicht erst eine Bestellung aufgeben, einen Installationstermin vereinbaren, ein System bei sich installieren lassen - NEIN - Sie können SOFORT beginnen - wenn Sie noch keinen Testzugang haben, dann richten Sie sich schnell einen ein - wenn Sie bestellen möchten, wird Ihr Testzugang in ein reguläres Kundenkonto gewandelt - Sie können Ihr Kundenkonto einfach weiternutzen.
- Als Geschäftsführer sind Sie persönlich verantwortlich und haftbar für den Schutz und die Sicherung Ihrer Daten - insbesondere für personenbezogene Daten, die nun mal bei einer Zeiterfassung vorliegen - möchten Sie sich damit wirklich auseinandersetzen und sich darum kümmern? Überlassen Sie dies Profis - wir machen den ganzen Tag nichts anderes - bei uns sind Ihre Daten sicher und geschützt.
- Ein Server, der bei Ihnen im Betrieb steht, ist grundsätzlich Gefahren wie Vandalismus, Sabotage, Einbruch, Diebstahl, Feuer und Datenklau (in den meisten Fällen kommt der Datendieb aus dem eigenen Haus) ausgesetzt - bei 123erfasst.de sind die Server in hochgesicherten, deutschen Rechenzentren platziert. Zudem befinden sich gespiegelte Server in einem zweiten Rechenzentrum in einer anderen deutschen Stadt. So viel Sicherheit kann ein einzelnes Unternehmen für sich selbst in der Regel gar nicht realisieren. Bei 123erfasst.de ist diese Sicherheit im Mietpreis mit inbegriffen.
- Gegenüber einer gekauften Software haben Sie mit unserem Mietmodell eine unvergleichliche Flexibilität - 123erfasst.de ist jederzeit kündbar - Sie können jederzeit die Anzahl Ihrer Mitarbeiter anpassen - und zwar nach oben und nach unten. Bei einer gekauften Software können Sie einmal gekaufte Lizenzen nicht zurückgeben und in den allermeisten Fällen auch nicht weiterverkaufen.
- Sie können 123erfasst.de auf beliebig vielen Mobil-Geräten installieren - es gibt keine Einschränkungen - die 123erfasst-Android-App ist kostenlos im Android-Market herunterzuladen.
- Wir sind gefordert ... sollten Sie irgendwann einmal nicht mehr mit uns zufrieden sein, dann kündigen Sie einfach ... dies ist jederzeit zum Ende der Mietperiode möglich - also im Normalfall jeweils 3 Tage zum Monatsende - alle von Ihnen erfassten Daten können Sie exportieren und bei sich auf dem PC speichern. Die exportierten Daten können Sie dann z.B. mit Excel oder Access weiterverarbeiten. Uns ist es wichtig, dass wir Sie nicht von uns abhängig machen - wir wollen Sie durch gute Software und schnellen, freundlichen Service begeistern - dann werden Sie gerne unser Kunde bleiben und uns weiterempfehlen.
- Bei uns gibt es keine Knebel-Verträge, keine versteckten Preis-Fallen - unser Angebot ist fair, transparent und ehrlich.
