Dasenbrock digitalisiert alle Abläufe im Baualltag: eine Erfolgsgeschichte

Ende 2016 führte die Dasenbrock Rohr- und Kabelverlegung GmbH aus dem niedersächsischen Vechta das System zur Zeiterfassung und mobilen Projektdokumentation von 123erfasst.de ein. Ziel war es, administrative Tätigkeiten zu verringern und die Baustellen rechtssicher zu dokumentieren. 
Das Unternehmen der Firmengruppe Dasenbrock hat ihren Leistungsschwerpunkt im Verlegen von Gas-, Wasser- und Wärmeleitungen sowie Strom- und Telekommunikationskabeln. Der Fokus liegt aber mittlerweile auf der Verlegung von Glasfaserkabeln für schnelle Internetverbindungen. So baut Dasenbrock deutschlandweit Lichtwellenleiter-Trassen für viele namhafte Versorger – und 123erfasst unterstützt.

Digitale Zeiterfassung minimiert die Zettelwirtschaft

In der Vergangenheit zeichneten die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden handschriftlich auf. Verspätet eingereichte, fehlerhaft oder auch unleserlich ausgefüllte Stundenzettel waren an der Tagesordnung der Lohnbuchhaltung. Schon bei 40 Mitarbeitern war das manuelle Nacharbeiten im Lohnprogramm nicht mehr praktikabel, sodass eine digitale Lösung hermusste – und sie kam: Über eine Internetrecherche lernte der studierte Bau- und Wirtschaftsingenieur Thomas Dasenbrock das Zeiterfassungssystem 123erfasst kennen und führte zügig eine Testphase mit allen führenden Mitarbeitern durch. Die Funktionalitäten sowie das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte und man entschied sich daher für die Software aus der Nachbarstadt. Der Mitarbeiter bucht nun auf der Baustelle lediglich seine Anwesenheitszeit und das intelligente System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt die Software dann an die Lohnsoftware. Weiterhin können auch Betriebsvereinbarungen wie betriebsinterne Kalender etc. hinterlegt werden.

Umfangreiche Dokumentation

Dreimal täglich werden die aktuellen Wetterdaten vom Deutschen Wetterdienst automatisch inkl. GPS-Koordinaten in die 123erfasst-App eingespielt und auf dem Bautagesbericht gespeichert – eine eigenständige Erfassung der Wetterlage ist ebenfalls möglich. Auch notieren die Mitarbeiter ihre Bemerkungen zu den einzelnen Tätigkeiten. Die Fotodokumentation ist neben der Zeiterfassung die am häufigsten genutzte Funktionalität des Programms. Für Dasenbrock ist es wichtig, alle Produktionsabläufe auf der Baustelle mit Fotos, Wetterdaten und Bemerkungen zu versehen. Damit kann das Unternehmen eventuellen Mängelrügen seitens der Gemeinden und des Auftraggebers vorbeugen. „Zeigt die Gemeinde zum Beispiel an, dass der Bordstein abgesackt ist, weil wir mit einer Maschine darübergefahren sein sollen, können wir mithilfe der Fotodokumentation nachweisen, dass der Bordstein schon vor unserer Baumaßnahme abgesackt war“, erläutert Thomas Dasenbrock.

Immer auf der sicheren Seite

Die Problematik von Tiefbauarbeiten besteht darin, dass die erbrachten Leistungen nach Projektende nicht mehr überprüft werden können. Durch die mit 123erfasst optimal ausgewiesenen Prozessschritte hat die Dasenbrock GmbH eine erhöhte Rechtssicherheit. Durch die der Rechnung angehängten Dokumentation sind dem Auftraggeber sowohl die geleisteten Tätigkeiten als auch die ordnungsgemäße Durchführung ersichtlich. Außerdem müssen morgens und abends Fotoaufnahmen von der Baustellensicherung gemacht werden, um unbegründete Schadensforderungen direkt abweisen zu können.

Ebenfalls ist das Unternehmen nach AMS Bau der BG Bau zertifiziert. Für das Unfallmanagementsystem müssen Unfälle in einem sogenannten „Verbandbuch“ protokolliert werden, das in der Software hinterlegt ist. Sollte einem Mitarbeiter etwas passieren und bspw. ein Pflaster benötigen, kann dieses gleich im Verbandbuch mit Foto vermerkt werden. So stellt Dasenbrock sicher, dass auch die Daten eines Kleinstunfalls gesichert im System vorhanden sind.

Nie wieder Ärger mit dem Nachunternehmer

Um zu vermeiden, dass die Arbeitsleistung durch Subunternehmen nicht ordnungsgemäß erbracht wird, müssen auch die Nachunternehmen ihre Leistungen nach einem strengen Katalog mittels 123erfasst dokumentieren. Nur dann können sie prüfungsrelevante Rechnungen schreiben. Thomas Dasenbrock dazu: „Wir unterweisen die ausführende Firma in der Handhabung der 123erfasst-App und statten diese, wenn notwendig, auch mit Smartphones aus.“

Optimierter Informationsfluss und zufriedene Mitarbeiter mit 123erfasst

Seit der Einführung des Baustellenmanagementsystems hat sich für Dasenbrock der Informationsfluss signifikant optimiert. Bauleitung, Werkstatt und Verwaltung haben unmittelbaren Zugriff auf die Baustellendaten. Dadurch ist der gesamte Ablauf im Unternehmen transparenter geworden und führte zur größeren Zufriedenheit der Mitarbeiter, denn heute ist niemand mehr vom Informationsfluss abgeschnitten. Thomas Dasenbrock erklärt: „Haben wir in der Vergangenheit einmal die Woche die Mitarbeiter über eine gemeinsame Bauleitersitzung auf den neuestens Stand gebracht, so nimmt das heute viel weniger Zeit in Anspruch, weil jeder auf alle Baustellen Zugriff hat und sieht, was die Kollegen machen.“ Für den Firmenchef ist die rechtsichere Dokumentation der Baustellen neben der zeitnahen Abrechnung extrem wichtig. Denn je früher abgerechnet wird, desto eher ist das Geld auf dem Konto. Die Rechnungen, denen die Bautagesberichte mit der Fotodokumentation angehängt sind, lassen keine Fragen offen und sind somit prüffähig. Der Aufwand für umfangreiche Kontrollen und Prüfungen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben oder unleserliche Stundenzettel der Vergangenheit an – und das alles mithilfe von 123erfasst!