„Arbeitszeit tracken per Smartphone? Ich glaub’, es geht los!“

„Arbeitszeit tracken per Smartphone? Ich glaub’, es geht los!“
„Arbeitszeit tracken per Smartphone? Ich glaub’, es geht los!“

Ein Artikel von …

Stefan Neumann, CEO von 123erfasst.

Wie du deinem Team die Angst vor digitaler Arbeitszeiterfassung nimmst

Viele Arbeitnehmer schwören auf eine Arbeitszeiterfassung per Stechuhr, weil es dann wegen der Überstunden keine Diskussion mit dem Chef gibt. In der Baubranche ist dies allerdings unüblich: Hier wird die Arbeitszeit oft noch klassisch mit einem Stundenzettel aus Papier erfasst. Angestellte sehen die Einführung digitaler Bau-Software, z. B. für die Zeiterfassung, dann oft als Überwachung. Wie du deinen Mitarbeitern die Angst vor digitaler Erfassung der Arbeitszeit nehmen kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Übrigens: Am Ende des Artikels haben wir die 5 größten Vorteile für Mitarbeiter für dich zusammengefasst.

Arbeitnehmer auf Baustellen füllen jeden Tag Stundenzettel aus, in denen sie eintragen, wann sie mit der Arbeit beginnen und wann sie Feierabend machen. Das ist immer ein bisschen nervig, fehleranfällig – und am Monatsende hat die Lohnbuchhaltung richtig Stress. Denn bis zum Monatsende müssen alle Stundenzettel vorliegen, ansonsten kann der Lohn nicht rechtzeitig ausgezahlt werden. Doch wenn die Zettelwirtschaft auch noch so unübersichtlich ist: Jede Umstellung des Systems sorgt erst einmal für Verunsicherung bei der Belegschaft. Dabei ist das digitale Ausfüllen viel einfacher, als mit Zetteln zu arbeiten, weil Mitarbeiter einfach ins Smartphone diktieren können.

Begleite deine Mitarbeiter bei der Umstellung auf digitale Zeiterfassung

Du willst ein digitales Zeiterfassungssystem einführen – zum Beispiel mit einer Smartphone-App? Dann begleite die Umstellung eng. Bist du als Unternehmer bei der Umstellung in alle Richtungen transparent und sprichst die Pläne mit den Mitarbeitern durch, nimmst du sie am besten mit bei der neuen Entwicklung. Was deinen Mitarbeitern hilft: Genaue Informationen, was sie erwarten können und welche Vorteile sie dadurch haben. So baust du Vorbehalte ab. Sie unterstützen dann bereitwilliger, dass die Arbeitszeit mit einer App im Smartphone auf der Baustelle getrackt wird. Wichtig ist, dass du die Sorgen deiner Mitarbeiter kennst und aktiv dagegensteuern kannst.

Kennen deine Mitarbeiter die technischen Möglichkeiten und Vorteile der Digitalisierung, akzeptieren sie die Maßnahmen schneller.

Die größte Sorge bei digitaler Zeiterfassung ist die stärkere Kontrolle. Der Chef eines Bauunternehmens (rund 25 Mitarbeiter) hat uns von der Angst eines Mitarbeiters erzählt: „Durch Arbeitszeit-Tracking werde ich zum gläsernen Monteur – und permanent kontrolliert!“

Viele Mitarbeiter fühlen sich unter Druck, wenn sie sich vorstellen, über den digitalen Tracker in ihrer Hosentasche den ganzen Tag überwacht zu werden. Mitarbeiter gehen oft davon aus, dass der Arbeitgeber nach der Einführung einer digitalen Zeiterfassung per Smartphone nicht nur weiß, wann sie morgens auf welcher Baustelle angefangen haben und wann sie Feierabend machen, sondern dass sie komplett gläsern werden. „Mitarbeiter XY ist am Vormittag zum Bäcker gefahren. Und jetzt ist er gerade aufs Klo gegangen“ – so stellen sich Angestellte die Zeiterfassung anfänglich vor. Aber darum geht es beim Arbeitszeit-Tracken überhaupt nicht. Es geht vielmehr darum, die Prozesse des Unternehmens effizienter zu machen. Dadurch vereinfachen und beschleunigen sich auch alle Nachkalkulationen und Lohnabrechnungen. Es bleibt mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft: die Arbeit auf der Baustelle. Digitale Zeiterfassung hat überhaupt nicht den Zweck, Mitarbeiter zu überwachen – es geht darum, die Daten in Echtzeit und digital aufbereitet zu erfassen und der Buchhaltung zur Verfügung zu stellen. Daher hilft es, Mitarbeitern transparent zu vermitteln, wie die digitale Zeiterfassung funktioniert – und was erfasst wird und was nicht.

Individuelle Toilettenpausen oder ein kurzer Gang zum Bäcker werden digital genauso wenig getrackt wie mit manuellen Stundenzetteln.

In der Regel verwenden Unternehmen die Zeiterfassung per App ohnehin relativ eingeschränkt. Auf 80-90 Prozent der Baustellen erfasst der Polier oder Vorarbeiter die Arbeitszeiten der gesamten Kolonne. Apps zur Zeiterfassung wie 123erfasst ermöglichen zwar generell, dass jeder Mitarbeiter selbst für seine Zeiterfassung verantwortlich ist, die meisten Unternehmen lassen das aber von einem Mitarbeiter für die ganze Kolonne machen. Als Geschäftsführer entscheidest du, welcher Weg für dich der richtige ist.

„Arbeitszeit tracken per Smartphone? Ich glaub’, es geht los!“

Natürlich können Mitarbeiter ihr eigenes Stundenkonto jederzeit online einsehen und überprüfen.

In dem Augenblick, in dem Mitarbeiter sich an- und abmelden, wird diese Aktion zusammen mit der GPS-Koordinate gespeichert. Nur dann nimmt die App auch die entsprechenden Geo-Koordinaten auf. Sie zeichnet jedoch keine Bewegungsprofile auf. Die GPS-Funktion hilft dabei, erfasste Zeiten manuell einem Projekt zuzuordnen. Denn das System weiß: Zu diesen Koordinaten kann nur diese eine Baustelle gehören – zack, verknüpft! Natürlich können deine Mitarbeiter ihre Zeiten auch manuell einer Baustelle zuordnen. Und eine Angst solltest du Mitarbeitern gleich zu Anfang nehmen: Nachtragen geht immer, falls sie mal das Starten der App vergessen haben.

Hol dir eine Einverständniserklärung von deinen Mitarbeitern, dass sie mit dem Arbeitszeit-Tracken einverstanden sind

Im Grunde ist Arbeitszeit-Tracken mit einer digitalen Stechuhr vergleichbar. Aktuell gibt es jedoch noch keine Rechtsprechung dazu. Um dich rechtlich abzusichern, solltest du dir daher von jedem Mitarbeiter bescheinigen lassen, dass er einverstanden ist, dass du seine Arbeitszeit digital erfasst.

Digitale Zeiterfassung: 5 Vorteile für deine Mitarbeiter

Arbeitszeiten digital zu erfassen, hat für dich als Unternehmer den Vorteil, dass die App alle Daten, die du brauchst, in Echtzeit zusammenführt. Das entlastet die Mitarbeiter und überfordert sie nicht. Deshalb können sich deine Mitarbeiter über diese fünf Vorteile freuen:

  1. Sie müssen keine aufwendigen Stundenzettel mehr führen, die sie nach Feierabend zur Lohnbuchhaltung ins Büro bringen müssen. Die Arbeitszeiten werden automatisch im System gespeichert und nichts geht verloren.
  2. Alle Daten werden sofort an die Lohnbuchhaltung übertragen – in Echtzeit und fehlerfrei.
  3. Die Abrechnung geht viel schneller – und der Lohn landet pünktlich auf den Konten deiner Mitarbeiter. Individuell hinterlegte Regelwerke für jeden Mitarbeiter berücksichtigen auch individuelle Tarife oder Zuschläge sofort.
  4. An einem Tag auf mehreren Baustellen? Mit Arbeitszeit-Tracken kein Problem und durch GPS sauber erfasst.
  5. Urlaubsanträge und Krankmeldungen können für alle Mitarbeiter viel schneller bearbeitet werden. Und der Polier erfährt sofort, wenn Mitarbeiter sich krank melden oder im Urlaub sind.

Arbeitszeit-Tracking bietet Transparenz und bucht Zeiten automatisch da, wo sie tatsächlich hingehören.

Die Befürchtung von Mitarbeitern, nicht mehr „mal eben“ auf einer anderen Baustelle eine Tätigkeit zu Ende bringen zu können, ist unbegründet. Im Gegenteil: Alle Tätigkeiten lassen sich digital sofort sauber zuordnen. So ist dokumentiert, dass an Tag X Mitarbeiter Y noch einmal auf der Baustelle Z gearbeitet hat.

Biete Mitarbeitern eine Motivation für die Einführung digitaler Prozesse

Wenn Mitarbeiter auch für sich selbst einen Vorteil in der Einführung eines neuen digitalen Prozesses erkennen, sind sie natürlich leichter zu überzeugen. Mit digitaler Zeiterfassung kannst du Projektzeiten wesentlich genauer erfassen. Beteilige deine Mitarbeiter daher am Vorteil, den dies für euer Unternehmen bringt.

Unternehmen können anbieten, Mitarbeiter am Effizienzgewinn zu beteiligen.

Eine Möglichkeit wäre etwa, Fahrtzeiten zusätzlich pauschal auszuzahlen, etwa gestaffelt nach Zonen. Abhängig von der Zone, in der die Baustelle liegt, erhalten Mitarbeiter so automatisch einen pauschalen Fahrtzeitenzuschlag. Es ist eine Win-win-Situation: Weil die digitale Zeiterfassung dein Unternehmen effizienter macht und du immer siehst, wo du mit deinen Arbeiten stehst, kannst du dich mit pauschalen Sonderzahlungen bei deinen Mitarbeitern revanchieren.

„Arbeitszeit tracken per Smartphone? Ich glaub’, es geht los!“

Ja, die Umstellung von Prozessen im Unternehmen auf neue digitale Formen ist eine Änderung in der Arbeitskultur. Nimm deine Mitarbeiter von Anfang an mit auf den Weg, dann klappt der Schritt problemlos. Und schon bald werden Mitarbeiter sich nicht mehr vorstellen können, dass sie vor kurzer Zeit noch jeden Tag handschriftlich Stundenzettel ausgefüllt haben.

Stefan Neumann
CEO 123erfasst