Baustellenapps vs. Datenschutz? Kein Problem!

Baustellenapps vs. Datenschutz? Kein Problem!
Baustellenapps vs. Datenschutz? Kein Problem!

Ein Artikel von …

Kevin Suske, Consultant bei 123erfasst.

Vorbehalte, die dein Datenschutzbeauftragter gegen die App-Nutzung hat – und was du ihm entgegnen kannst

Arbeiten mit digitalen Systemen bringt Fragen zum Datenschutz mit sich. Der Gesetzgeber erwartet, dass Unternehmen sich damit auseinandersetzen. Warum du dennoch keine Bedenken haben musst, wenn du Apps und spezielle Software für Bauunternehmen nutzt, erklärt dir Kevin Suske vom Professional Service bei 123erfasst.

Bauunternehmen im Informationszeitalter

Im Informationszeitalter rücken auch für Bauunternehmen die eigenen Daten immer stärker in den Fokus. Selbst kleinere Unternehmen verarbeiten ihre Daten zunehmend digital mithilfe spezieller Software für die Baubranche. Der Vorteil: Durch Apps lassen sich Informationen leicht erfassen und im System anschließend effizient weiterverarbeiten. Deshalb werden auch Smartphones auf Baustellen immer häufiger eingesetzt. Unternehmen, die dies nutzen, müssen dabei auch an den Datenschutz denken – aber dies ist einfacher als oftmals befürchtet.

Arbeitgeber fragen sich, ob sie überhaupt Daten erfassen dürfen oder wollen, wenn dabei gleichzeitig der GPS-Standort weitergegeben wird.

1. Was du bei einer GPS-Erfassung zum Datenschutz wissen musst

Ein besonders sensibles Thema beim Einsatz von Apps zur Zeiterfassung oder für das Mängelmanagement ist die GPS-Erfassung. Mitarbeiter haben Bedenken, wenn der Arbeitgeber zum Beispiel sehen kann, wo sie sich morgens zur Arbeit einloggen können, wann sie ihre Zeiten erfassen oder den Feierabend einbuchen. Dies ist bei der App-Einführung regelmäßig ein großes Thema. Deshalb gibt es dafür technische Lösungen.

Alles Einstellungssache: Unternehmen können wählen, was die App erfasst

Wie und welche Daten erfasst werden, ist Unternehmen freigestellt. Du kannst es ganz einfach einstellen. Es gibt drei generelle Optionen, aus denen du wählen kannst:

  1. Die App erfasst bei der Dateneingabe keine GPS-Daten.
  2. Die App erfasst GPS-Daten nur, wenn der Mitarbeiter es erlaubt. Ist das GPS deaktiviert, können Mitarbeiter dann trotzdem ihre Zeiten buchen – auch ohne Standortangabe.
  3. Bei der dritten Variante darf der Mitarbeiter Zeiten nur dann buchen, wenn er das GPS auf seinem Baustellenhandy aktiviert hat.

Nur bei der Einstellungsvariante 3 gibt es daher überhaupt einen Zwang: Mitarbeiter können sich dann ausschließlich im Radius der Baustelle anmelden. Der Vorteil für dich: Bei der Prüfung muss dein Bauleiter noch nicht einmal auf die Zeiten gucken, um zu sehen, ob sie am richtigen Ort eingegeben wurden. Das System selbst stellt sicher, dass Mitarbeiter sich nur im Baustellenbereich einloggen können. Dies ähnelt einer klassischen Stechuhr, bei der auch nur ein Einstempeln vor Ort möglich ist. Diese digitale Zeiterfassung spart deutlich Kosten und ist effizienter als die herkömmliche Zettelwirtschaft.

Wichtig zu wissen:

Die App erfasst Daten nicht ständig, sondern immer nur punktuell bei der Eingabe.

Die Verfügbarkeit der GPS-Daten ist in der Regel gewährleistet, denn meistens ist GPS besser verfügbar als das Funknetz. Deswegen sind GPS-Marken in der Regel unproblematisch abrufbar. Einige Unternehmen, wie etwa Tunnelbauer, arbeiten trotzdem bei der App ohne GPS-Daten, weil diese unter der Erde naturgemäß nicht verfügbar sind.

Baustellenapps vs. Datenschutz? Kein Problem!

2. Diese Daten erfassen die 123erfasst-Apps für Bauunternehmen

Dein Datenschützer wird außerdem wissen wollen, welche personenbezogenen Daten bei der Erfassung mit einer App entstehen – etwa, wenn Mitarbeitende ihre Zeiterfassung, Spesen und sonstige Dinge wie die Fotodokumentation von Mängeln erfassen und ins System einspeisen.

Bei der richtigen Wahl der App für Bauleiter und Mitarbeitende musst du dennoch keine Angst vor der Cloud haben – denn dein Datenschützer wird keine Bedenken haben. Die Apps agieren etwa bei der Zeiterfassung nämlich nur dann, wenn der Mitarbeiter auf seiner App eine Anmeldung durchführt oder einen Feierabend eingibt.

Auch die erforderlichen personenbezogenen Daten sind äußerst schmal gehalten. Das System braucht nur wenige Informationen, damit deine Mitarbeiter problemlos mit 123erfasst arbeiten können.

Wir arbeiten nach dem Grundsatz der Datenminimierung.

Das bedeutet, dass wir keine unnötigen Daten abfragen. Auch bei Pflichtfeldern fragen wir nur Informationen ab, die zwingend benötigt werden. Das sind etwa Vornamen und Nachnamen der Mitarbeitenden sowie ihre Personalnummern.

3. App-Nutzung und die DSGVO

Grundsätzlich solltest du mit deinem Softwareanbieter immer eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (AV-Vertrag) gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehen. Denn jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt, ist dazu verpflichtet. Wir bei 123erfasst gehen diese Vereinbarung grundsätzlich mit unseren Kunden ein.

Über die Rechtevergabe den Datenzugriff bestimmen

Wer welche Daten einsehen kann, ist über die Rechtevergabe geregelt. Du kannst einstellen, dass nur Mitarbeiter, die mit diesen Daten arbeiten, sie einsehen können. Wie erfassen Mitarbeitende nun konkret mit der App? Um sich gegenüber dem System auszuweisen, hat die App ein Benutzerkonzept. Das bedeutet: Jeder Mitarbeiter (oder Vorarbeiter), der die App benutzt, besitzt einen eigenen Benutzerzugang mit Benutzername und Kennwort. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Nutzer Daten in ihrem Namen erfassen können.

Alle Daten werden verschlüsselt ins System eingespeist

Die Übermittlung von Daten von der App ins System wird oft als unsicher wahrgenommen. Doch alle Daten werden verschlüsselt übermittelt. Das bedeutet, es besteht keine Gefahr, dass diese Kommunikation mitgelesen werden kann.

Weitergabe an Dritte

Das System entnimmt durch Schnittstellen oft Stammdaten aus anderen Systemen, damit diese nicht doppelt gepflegt werden müssen. Wir geben diese Stammdaten jedoch nicht weiter. Das System gibt nur erfasste Daten weiter, wie zum Beispiel die erfassten Stunden, Mitarbeiter oder Geräte. Bei dieser Weitergabe arbeiten wir jedoch abstrakt mit Nummern: In einer Übergabe-Datei stehen dann vielleicht die Personalnummer, die Nummer der Kostenstelle, die Stunden und das Datum. Bei dieser Information ist nicht identifizierbar, was es damit konkret auf sich hat.

4. 123erfasst Apps sind komplett werbefrei

Auch das ist wichtig: Mitarbeiter müssen beim Gebrauch unserer Apps nicht aufpassen, dass sie nicht versehentlich auf einen Button klicken und ein Abo abschließen – wie es bei zahlreichen Apps häufig passiert.

Fazit: Sage deinen Mitarbeitenden, welche Daten die App erfasst

Wie du deinen Workflow organisierst, wie deine Mitarbeitenden die App nutzen und was sie erfasst, solltest du gut kommunizieren.

Mitarbeiter sollten wissen:

  • welche personenbezogenen Daten im System gespeichert sind,
  • welche Daten sie erfassen sollen und
  • was mit den Daten passiert.

Können Mitarbeiter sich nur im Umkreis der Baustelle mit der App einloggen, solltest du auch dies transparent kommunizieren. Dann werden deine Mitarbeiter gerne mit der App arbeiten und die Zeitersparnis zu schätzen wissen.

Baustellenapps vs. Datenschutz? Kein Problem!

Du willst dich selbst überzeugen? Dann kontaktiere uns, wir unterstützen dich gerne bei deiner digitalen Baustelle.

Kevin Suske
Consultant bei 123erfasst.

Bildnachweise: PeopleImages/E+ via Getty Images; DA4554/iStock via Getty Images