3 hilfreiche Add-on-Funktionen bei 123erfasst, die viele unserer Bauunternehmen unterschätzen
Viele Nutzer kennen zwar die Grundfunktionen der Software, mit der sie arbeiten. Es ist aber noch effizienter, wenn man auch alle Tricks und Kniffe der Software sowie mögliche Erweiterungen kennt. Laura Evers aus dem 123erfasst-Supportteam erklärt im Artikel, welche Add-ons für Bausoftware sinnvoll sind und wie sie deinem Bauunternehmen nützen können.
Die Grundfunktionen der 123erfasst Bausoftware
Die Bausoftware 123erfasst hat zwei Grundmodule, die viele nützliche Grundfunktionen enthalten. Dazu zählen die Zeiterfassung und das Modul Baulohn. Die Zeiterfassung ist das Basic-Modul für die Zeiterfassung mit digitalen Stundenzetteln für Bauunternehmen. Das Modul Baulohn kann alles, was das Basic-Modul Zeiterfassung auch kann. Hinzu kommt beim Baulohn die automatisierte Lohnberechnung und die Stundenverwaltung.
Du wünschst dir noch ein bisschen mehr, damit du deine Baustelle auch mobil verwalten kannst? Dann schau dir an, welche Add-ons wir entwickelt haben. Add-ons sind kleinere Module für zusätzliche Funktionen. Du kannst sie dir individuell zum gewählten Grundmodul hinzubuchen.
1. Add-on: Deine individuellen Formulare kannst du per App ausfüllen
Individuelle Formulare, die du zum Beispiel für Abnahmeprotokolle oder Baustellenbegehungen einsetzt, kannst du in diesem Add-on nach deinen Bedürfnissen selber erstellen. Deine Mitarbeitenden können sie dann ganz einfach über die App ausfüllen.
„Wir arbeiten jetzt schon intensiv mit den Formularen und werden das noch verstärken. Durch die Möglichkeit, die Daten baustellenbezogen digital weiter zu verarbeiten, haben wir erhebliche Vorteile im Büro und auf der Baustelle.“
Dipl.-Ing. Thomas Gröne, Emil Tepe GmbH
Die Arbeit mit individuellen Formularen fühlt sich an wie eine eigene App für dein Unternehmen. Am besten erstellst du deine individuellen Formulare vorab im Büro und speicherst sie dort, wo auch deine Stammdaten angelegt sind. Die Formulare können im Add-on frei konfiguriert werden, und auch Unterschriftenfelder kannst du damit erstellen. Füllen Mitarbeitende das Formular dann auf ihrem Smartphone aus, erscheint ein Hinweis, dass alle Pflichtfelder befüllt werden müssen und nicht ausgelassen werden können. So erinnert das Programm daran, auch die Unterschriften zu setzen.
2. Add-on: Chatten, damit die Information zu allen Baustellen fließt
Kommunikation auf den Baustellen ist das A und O für einen schnellen, reibungslosen Baufortschritt.
Genau dafür haben wir unser Chat-Add-on entwickelt. Mitarbeiter können zu Baustellen Informationen schreiben und alle, die für diese Baustellen zuständig sind, können sie einsehen: Wie läuft es gerade? Wie ist das Wetter? Gibt es irgendwelche Probleme? Brauchen wir mehr Personal auf der Baustelle? Der schnelle Austausch läuft über diese Chat-Funktion schnell und unkompliziert.
Dabei findet der Chat nicht zwischen einzelnen Personen statt, sondern ist baustellenbezogen. Das hat den Vorteil, dass wirklich nur relevante Infos ausgetauscht und gleichzeitig dokumentiert werden. Damit Mitarbeiter nur Chat-Nachrichten erhalten, die für sie relevant sind, können sie einstellen, zu welchen Baustellen sie Push-Benachrichtigungen erhalten wollen. Sie können die Push-Nachrichten auch komplett deaktivieren, wenn sie sie nicht erhalten möchten. Die Nachrichten selbst erhalten Mitarbeitende dann trotzdem, doch sie werden nicht jedes mal durch eine Push-Benachrichtigung auf dem Handy darauf hingewiesen.
Wichtiger technischer Hinweis: Die Chat-Funktion ist bereits in unsere Grundmodule integriert, doch cloudbasiert funktioniert sie nur auf unserem eigenen Server und nicht, wenn Kunden ihren Server selbst hosten.
Informationen so zu verschicken, dass alle beteiligten Mitarbeitenden sie gleichzeitig einsehen können und der Verlauf dokumentiert wird, spart Zeit und Nerven.
3. Add-on: In der Planung sehen Mitarbeitende, was sie wo zu tun haben
Alles Administrative, wie zum Beispiel die Disposition, machst du vorab im Büro. Hier planst du etwa Mitarbeiter für die verschiedenen Baustellen ein und bestimmst, welche Geräte sie mitnehmen sollen. Durch unser Planungs-Add-on können einzelne Mitarbeiter dann in der App sehen, mit wem sie zusammen auf dieser Baustelle sind und welche Geräte sie dabeihaben sollten, oder erhalten weitere Informationen, die zur Baustelle wichtig sind. Mitarbeiter sehen in der App außerdem, für welchen Zeitraum sie pro Baustelle geplant sind und in welchem Zeitraum sie zur nächsten Baustelle fahren müssen.
Das Plus des Add-ons: Mitarbeiter können sich direkt über die Planung zur Baustelle navigieren lassen – einfach indem sie auf die Adresse klicken.
Du kannst das Add-on also in aller Ruhe testen und prüfen, ob es deine Arbeitsabläufe effizienter macht – und was deine Mitarbeiter dazu sagen.
Fazit: Mit Add-ons erweiterst du deine Möglichkeiten und machst deine Arbeitsabläufe noch effizienter. Denn die Funktionen sind speziell für die Anforderungen der Baubranche entwickelt. Probiere es aus!
Ein Artikel von
Laura Evers
