Checklisten, Abnahmeprotokolle und mehr – digitale Formulare bei Emil Tepe

Die Emil Tepe GmbH aus dem niedersächsischen Dinklage setzt stark auf Digitalisierung am Bau. 1931 gründete Emil Tepe inmitten der damaligen Wirtschaftskrise seinen Betrieb für Elektroinstallation, Klempnerei und Heizungsbau und zeigte schon damals unternehmerische Weitsicht. Heute beschäftigt das Elektrounternehmen über alle Bereiche hinweg 150 Mitarbeiter an den Standorten Dinklage und Bissendorf. Neben der Digitalisierung sind Qualität, Zuverlässigkeit, Kompetenz und Erfahrung die Schlüsselfaktoren im Wettbewerb. Das Unternehmen erstellt im Auftrag der regionalen Netzbetreiber Hausanschlüsse für Gas, Wasser, Strom und Telekommunikation im Umkreis von 40 km rund um Dinklage. Außerdem werden Montagen im Glasfasernetz im Gebiet zwischen Oldenburg und Herford erledigt.

Seit 2015 hat die Abteilung Kabel- und Rohrnetzbau des Unternehmens die Software 123erfasst im Einsatz – nicht nur zur Zeiterfassung, sondern verstärkt zur mobilen Projektdokumentation. Damit behält die Unternehmung die Baustellen im Blick, dokumentiert die einzelnen Arbeitsschritte sowie verbauten Materialien und bearbeitet die erfassten Daten in anderen Systemen weiter.

123erfasst setzt schnell und flexibel Anforderungen um

Da die Entwicklung der damals schon vorhandenen Zeiterfassungs-Software nicht in dem gewünschten Tempo und der Flexibilität voranschritt und Funktionalitäten fehlten, machte man sich auf die Suche nach einem neuen Programm und wurde bei der 123erfasst.de GmbH fündig.

Seitdem loggt sich jeder Mitarbeiter morgens in 123erfasst ein, meldet sich an der Baustelle an und bucht seine Anwesenheitszeit. Das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen und übermittelt die eingegebenen Daten an die Office-Anwendung. Da Fahr- und Arbeitszeiten teilweise auseinanderfallen, hat die Tepe GmbH die Software so programmieren lassen, dass die Kollegen GPS-gesteuert im variabel festgelegten Umkreis von der Baustelle „Feierabend“ stempeln können.

Besonderheiten? Für 123erfasst kein Problem

Dipl.-Ing. Thomas Gröne, zuständig für die Koordination der Hausanschlüsse, managt zehn bis vierzehn Teams täglich. Das sind in der Regel 10 bis 20 Aufträge, die jeden Tag von den einzelnen Teams bearbeitet werden. Die Besonderheit dabei ist, dass bei jedem Hausanschluss Abrechnungen für die verschiedenen Netzbetreiber bzw. Telekommunikationsdienstleister zu erstellen sind. D.h. ein Hausanschluss zieht in der Regel bis zu acht Abrechnungen nach sich. Diese müssen nicht nur die kaufmännischen Abrechnungspositionen, sondern sämtliche technischen Daten wie Zählernummern, Rohrproduktionsdatum sowie die laufenden Nummern aller installierten Materialien wie z.B. Rohre, Formteile etc. beinhalten. Hinzu kommt eine umfangreiche Dokumentation der Baustellen. Dank 123erfasst ist diese ausführliche Datenerfassung ganz leicht erledigt. Innerhalb der App können individuelle Formulare für zahlreiche Möglichkeiten erstellt werden. Alle relevanten Positionen pro Hausanschluss sind somit schnell auf der Baustelle zusammengefasst und in der Office-Anwendung zur Prüfung einsehbar.

Individuelle Formulare einfach konfigurieren

Vorteilhaft für den niedersächsischen Betrieb ist, dass es seine Formulare einfach konfigurieren kann, indem es die vorhandenen Vorlagen seinen Anforderungen entsprechend anpasst. Durch die Angabe von Pflichtfeldern, die Auswahl der Stammdaten, die Validierung der Daten sowie das Festlegen der Reihenfolge und die Art der Erfassungsfelder sind die Formulare schon bei der Eingabe übersichtlich gestaltet. Thomas Gröne kommentiert: „Wir arbeiten jetzt schon intensiv mit den Formularen und werden das noch verstärken. Durch die Möglichkeit, die Daten baustellenbezogen digital weiter zu verarbeiten, haben wir erhebliche Vorteile im Büro und auf der Baustelle.“ Schon heute erfasst der Betrieb alle technischen Daten eines Gasanschlusses digital. Die Bauteile sind mit einem EAN- oder QR-Code versehen, den die Mitarbeiter vor Ort ins Formular einlesen.

Nach Beendigung der Bauarbeiten ist keine Prüfung der Arbeit mehr möglich, da die ausgehobenen Gräben geschlossen wurden. Aus diesem Grund verlangen einige Netzbetreiber für die Abrechnung, die einzelnen Arbeitsschritte mittels Fotos zu dokumentieren. Dafür sorgt ein Pflichtfeld für Fotos in den Formularen. Thomas Gröne fügt hinzu: „Wir arbeiten in Telekommunikationsstationen, zu denen auch andere Firmen Zutritt haben. Deshalb dokumentieren wir bei der Begehung zu unserer Absicherung den Zustand der Räumlichkeiten per Foto.“ Geplant ist außerdem, automatisch Feierabend zu stempeln, wenn ein Foto der Baustellensicherung ins Formular gestellt wurde.

Zeitersparnis und Fehlerminimierung durch 123erfasst

Der Nutzen liegt ganz klar bei der enormen Zeitersparnis sowie der Fehlerminimierung, entfällt doch einerseits das manuelle Ausfüllen der Stundenzettel sowie das wiederholte manuelle Einpflegen von Daten im Büro. Nach der digitalen Erfassung durch den Mitarbeiter auf der Baustelle stehen die Informationen sofort im Büro zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Auch liest man bei der Emil Tepe GmbH die Daten mittels Schnittstellen für die Kostenkalkulation ein. So kann jedes Projekt anhand exakten Zahlenmaterials schnell nachkalkuliert und die Daten für die Kalkulation neuer Projekte genutzt werden.

Schneller und effizienter Support

„Nur, wenn man als Unternehmen auf die Digitalisierung setzt, ist man weiterhin wettbewerbsfähig“, erläutert Thomas Gröne. Da das norddeutsche Elektrounternehmen wie auch andere Firmen Nachwuchsprobleme hat, kümmert man sich intensiv um den aktuellen Mitarbeiterstamm. IT-Schulungen stehen an der Tagesordnung und auch kurzfristig aufkommende Probleme werden schnellstmöglich beseitigt. „Sollte zum Beispiel etwas bei der Handhabung der Formulare nicht funktionieren, erledigen wir das bis zum nächsten Tag, damit die Kollegen wieder optimal arbeiten können“, meint Gröne. Dieses Vorgehen schätzen die Mitarbeiter außerordentlich und wird durch den umfassenden Support von 123erfasst ermöglicht.