Digitale Revolution im Schnelldurchlauf, kontinuierliche Optimierungen

„Zum Zeitalter der Smartphones gehört einfach auch eine zeitgemäße, mobile Zeiterfassung“, sagte Marco Schoolmann, Controller und Einkäufer bei der Tell Bau GmbH und Hauptverantwortlicher für die Umstellung auf die mobile Zeiterfassungslösung.

1946 im ostfriesischen Norden als Pflasterunternehmen gegründet, beschäftigt die Tell Bau GmbH heute rund 250 Mitarbeiter an vier verschiedenen Standorten in Deutschland. Das Angebotsspektrum reicht von Straßenbau, über Projekte im Tief- und Hochbau bis hin zu Sportanlagen sowie Küstenschutzlösungen. Sie verfolgen die Devise, immer wieder bereit für Innovationen und Optimierungen zu sein. Die logische Folgerung war ganz klar der Schritt in die Digitalisierung der Baustellen mit 123erfasst.

Zeiterfassung per Papier: seit 2016 Vergangenheit

Angesichts des breiten Funktionsspektrums von 123erfasst entschloss sich die Tell Bau GmbH, ihre Konzentration auf die Zeiterfassung, das Gerätemanagement und die Fotodokumentation zu richten. Seit dem 01.01.2016 gehört die Zeiterfassung per Papier bei Tell Bau endgültig der Vergangenheit an.

Der ursprüngliche Plan, 123erfasst von nur zwei bis drei Kolonnen testen zu lassen, wurde nach kurzer Zeit verworfen. Die Generalprobe fand an allen vier Standorten mit allen rund 200 gewerblichen Mitarbeitern statt. „Das einfache Handling der App hat uns diese Entscheidung leicht gemacht“, so Schoolmann. „Aber eine so zügige und umfassende Umstellung war dennoch eine Energieleistung, keine Frage.“ Neunzig einsatzbereite Smartphones wurden verteilt, so dass zu jeder Kolonne immer mindestens ein Erfasser gehört, der die Daten für sich und seine Mitarbeiter gebündelt erfasst. 15 Minuten Aufmerksamkeit erfordert die App am Tag, dann sind Zeiten, Geräte- und Wetterdaten erfasst und – wenn nötig – Fotos der Baustelle dokumentiert.

Unmittelbare Abstimmung mit Bauleiter und Bauherren möglich

Den jüngeren Mitarbeitern fiel der Umgang mit Smartphone und App dabei naturgemäß leichter. „Erzählen Sie mal einem 62-jährigen Polier, der seine Arbeitszeit seit über 40 Jahren auf Papier erfasst, dass er das alles auf einmal per Smartphone zu erledigen habe“, beschreibt Schoolmann anfängliche Schwierigkeiten bei der Umstellung. Mittlerweile hat sich 123erfasst.de aber fest im Arbeitsalltag etabliert: Die Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, Probleme auf der Baustelle über die Fotodokumentation unmittelbar mit Bauleiter und Bauherrn abstimmen zu können, das Bautagebuch nicht mehr aufzuschreiben, sondern einzusprechen und direkte Einsicht in die eigenen Daten zu haben.

Und auch die Bedenken mancher Mitarbeiter angesichts der GPS-Ortung konnte Schoolmann seinen Mitarbeitern nehmen: Die App ortet nur dann, wenn Daten übertragen werden. „Eine Komplettüberwachung unserer Mitarbeiter wollen wir nicht. Grundlage unserer Zusammenarbeit bleibt das Vertrauen. Die digitale Zeiterfassung dient uns vor allem als Arbeitserleichterung.“

„Dass eine App, die so viel kann, so leicht zu bedienen ist, damit habe ich nicht gerechnet.“

Gerade einmal sechs Monate hat die Umstellung auf das neue Zeiterfassungssystem benötigt – eine für ein Unternehmen dieser Größe beeindruckende Zeit, die selbst Marco Schoolmann überrascht hat: „Ich habe wirklich gedacht, dass eine enorme Zeit ins Land gehen müsste, bis die neuen Mechanismen greifen. Dass eine App, die so viel kann, so leicht zu bedienen ist, damit habe ich nicht gerechnet.“