Alle reden vom papierlosen Büro und du hantierst noch mit Stundenzetteln?

Alle reden vom papierlosen Büro und du hantierst noch mit Stundenzetteln?
Alle reden vom papierlosen Büro und du hantierst noch mit Stundenzetteln?

Ein Artikel von …

Greta Wulf, Kunden-Support bei 123erfasst.

6 Gründe, warum sich der Wechsel zu einem digitalen Stundenzettel auch für kleine Bauunternehmen lohnt

Bevor du in deinem Bauunternehmen digitale Stundenzettel einführst, willst du wissen, wie du davon profitierst, was du von der Umsetzung erwarten kannst und welche Kosten auf dich zukommen. Hier findest du eine Liste der wichtigsten Vorteile, wenn du Software zur digitalen Zeiterfassung für dein Unternehmen einsetzt.

Die gute Nachricht gleich als Erstes: Digitalisierung kann ganz praktisch und in kleinen Schritten beginnen. Die Vorteile sind sofort sichtbar und deine Mitarbeiter werden direkt spürbar entlastet. Bei den meisten Bauunternehmen bedeuten per Hand ausgefüllte Stundenzettel nämlich heute immer noch einen riesigen Aufwand.  Mitarbeiter müssen täglich genau ihre Arbeitszeiten auf dem  Stundenzettel eintragen, Pausen abrechnen und ihre Tätigkeiten benennen.

Für alle Mitarbeiter ist das ein ungeliebter Teil des Arbeitsalltags, der zeitaufwendig ist und oft auch zu Fehlern führt. Auch das Abgeben bedeutet Stress, denn spätestens am Freitag müssen alle  Stundenzettel bei der Lohnbuchhaltung eingegangen sein. Doch damit fängt die Arbeit dann erst an – das Abtippen der teils unsauber oder unvollständig ausgefüllten Stundenzettel kostet viel Zeit. So werden auf diese Weise unzählige Aktenordner mit Papier gefüllt. Doch gerade die Zeiterfassung zeigt, welche Vorteile es hat, digitale Prozesse einzuführen. Dabei ist alles viel einfacher und übersichtlicher als vielleicht anfänglich gedacht. Und es zeigt sich: Ein papierloses Büro geht auch für die Baubranche. Das spart viel Zeit, Nerven und Ressourcen.

Arbeitgeber haben eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten genau zu erfassen und zu speichern. Sowohl die Europäischen  Arbeitszeitrichtlinien, die EU-Grundrechtscharta sowie das deutsche Recht sehen eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor.

Für die Mehrzahl der Arbeitsverhältnisse gilt außerdem die Pflicht, alle über die zulässige Höchstarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag  hinausgehenden Stunden aufzuzeichnen – auch bei  Vertrauensarbeitszeit. Es reicht nicht, nur ein Bautagebuch zu führen, in dem Fahrt- und Rüstzeiten nicht berücksichtigt werden.

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, alle Arbeitszeiten zu dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Kommen sie diesen Verpflichtungen nicht nach, müssen Unternehmer mit empfindlichen Bußgeldern rechnen.

Zeiterfassung: Die Vorteile von digitalen Stundenzetteln

1. Schluss mit der unübersichtlichen Zettelwirtschaft – für eine nachhaltige Datenspeicherung

Auf digitale Stundenzettel umzusteigen bedeutet, dass endlich Schluss ist mit der Zettelwirtschaft. Mitarbeiter müssen sich nur noch morgens ein- und abends wieder ausloggen. Alles andere übernimmt die Technik. Alle Daten sind dann sofort verfügbar – zum Beispiel für den Geschäftsführer und die Buchhaltung. Durch ein individuell hinterlegtes Regelwerk rechnet das System im Baulohn-Modul den Lohn für jeden Mitarbeiter automatisch aus. Und alle Daten laufen automatisch in den Bautagesbericht, mit dem du alle Aktivitäten auf jeder einzelnen Baustelle dokumentierst.

2. Digitale Stundenzettel schonen die Umwelt

Von Stundenzetteln wegzukommen bedeutet auch, dass du jeden Tag Papier sparst. Was zunächst nach gar nicht viel aussieht, summiert sich über die Zeit. Manche Dokumente müssen viele Jahre aufbewahrt werden und am Ende hast du eine halbe Bibliothek. Digital fällt dagegen nur das  allernötigste Papier an. Das ist ein wichtiger Schritt zu mehr Nachhaltigkeit und du leistest deinen Beitrag für die Umwelt.

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3. Digitale Stundenzettel können Mitarbeiter mit 2 Klicks ausfüllen – das spart unglaublich viel Zeit

Deine Mitarbeiter machen ihre Arbeit prima, aber die meisten empfinden es als lästig, auch noch ihre Stundenzettel führen zu müssen. Nach Feierabend wollen sie einfach schnell nach Hause. Digitale Zeiterfassung macht es leichter für sie, denn mit zwei Klicks ist alles fertig. Angenehmer Nebeneffekt: Mitarbeiter müssen nicht rechnen und Pausen werden automatisiert abgezogen. Morgens einloggen, abends ausloggen – mit digitalen Stundenzetteln geht die Zeiterfassung ganz leicht.

4. Du bestimmst individuell, wer die digitalen Stundenzettel ausfüllt

Ob jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbst erfasst oder der Kolonnenführer/Polier es stellvertretend für sein gesamtes Baustellen-Team macht, kannst du individuell festlegen. Es hängt davon ab, wie du deine Mitarbeiter organisierst – und wie sehr du sie in einen solchen neuen digitalen Prozess einbinden willst.

5. Mitarbeiter sind daran gewöhnt, ihr Smartphone einzusetzen

Digitalisierung ist in anderen Lebensbereichen längst allgegenwärtig und speziell junge Mitarbeiter sind daran gewöhnt, ihr Leben mithilfe ihrer Smartphones zu organisieren. Bahntickets kaufen, Kino buchen, online shoppen, Online-Banking oder das Navi – für immer mehr Dinge gibt es eine App, die vieles einfacher macht. Dass das nun auch für die Arbeit geht, wird viele Mitarbeiter freuen. Auch ältere Mitarbeiter haben in der Regel ein Handy. Wenn sie erleben, wie leicht das Ausfüllen von digitalen Stundenzetteln geht, verlieren sie schnell ihre Angst vor dem Arbeitszeittracken per Smartphone.

6. Durch einfache Einführung und modularen Aufbau gelingt der Einstieg in die Digitalisierung

Mit einer App geht es einfach und schnell, Prozesse zu digitalisieren. Das klappt auch ohne extra dafür abgestellte IT-Mitarbeiter. Nutze nur Eigenschaften und Module der App, die du wirklich brauchst, um die Kosten so gering wie möglich zu halten. Empfehlenswert ist es außerdem, die Verwendung der Software nach der Zahl der Nutzer abzurechnen. So passen sich die Kosten an die Größe deines Unternehmens an. Mit einer App kann eigentlich nichts schiefgehen, aber für alle Fragen gibt es den Support: Mitarbeiter, die sich schnell um deine Anliegen kümmern.

Alle reden vom papierlosen Büro und du hantierst noch mit Stundenzetteln?

Probieren geht über Studieren: um zu prüfen, wie einfach die digitale Zeiterfassung geht, lohnt es sich, die Software ganz einfach zu testen. Für weitere Fragen wende dich gern an 123erfasst. Und dann bist du auch schon mit dabei im papierlosen Büro.

Greta Wulf
Kunden-Support bei 123erfasst