Wir werden immer mehr Kollegen. Brauchen wir jetzt eine Bausoftware?

Wir werden immer mehr Kollegen. Brauchen wir jetzt eine Bausoftware?
Wir werden immer mehr Kollegen. Brauchen wir jetzt eine Bausoftware?

Ein Artikel von …

Laura Evers, Kunden-Support bei 123erfasst.

7 Einsparpotenziale durch Bausoftware

Wenn ein Bauunternehmen wächst, dann müssen auch seine Prozesse mitwachsen. Denn je mehr Mitarbeiter in einer Baufirma beschäftigt sind, desto wichtiger wird effizientes Datenhandling – in allen Bereichen. Hier liest du, wo deine Einsparpotenziale sind, wenn du in deinem Betrieb eine Bausoftware einführst.

Wie kann ich die Zeiten meiner Mitarbeiter und Geräte effizient erfassen und im Blick behalten? Mit welchen Hilfsmitteln kann ich meine Lohnbuchhaltung entlasten? Wie kann ich meinen Kolonnen den Papierkram auf der Baustelle abnehmen und zentral organisieren?

Diese (und ähnliche) Fragen stellst du dir als Bauunternehmer oder kaufmännische Leitung zwangsläufig, wenn das Team immer größer wird. Denn damit stapeln sich auch die planerischen und organisatorischen Aufgaben auf deinem Tisch. Eine Bausoftware hilft dir dabei, deine Prozesse zu optimieren und unterm Strich Geld zu sparen.

Einsparpotenzial 1:
Digitale Zeiterfassung auf dem Bau statt Stundenzettel

Nach dem Feierabend händisch den Lohnzettel ausfüllen und zur Lohnbuchhaltung ins Büro bringen: So läuft die Zeiterfassung heute noch auf sehr vielen Baustellen. Das ist fehleranfällig, denn vielleicht kann die Lohnbuchhaltung einzelne Einträge nicht entziffern. Oder es fehlt eine Projektnummer. Je mehr Lohnzettel bearbeitet werden – also je mehr Mitarbeiter es gibt –, umso sinnvoller ist der Einsatz von Bausoftware für die digitale Zeiterfassung. Der Initialaufwand: Stammdaten pflegen. Danach müssen deine Mitarbeiter nur noch bei Arbeitsbeginn die App starten und nach Feierabend wieder pausieren. Alternativ kannst du auch deinen Polier damit beauftragen, die Zeiterfassung für die gesamte Kolonne zu übernehmen.

Schluss mit dem Sammeln von Papierbergen

Die monatlichen Ausgaben für die Lizenzen sind überschaubar – der größte Gewinn ist für dich: Zeit. Und zwar die Zeit deiner Mitarbeiter auf der Baustelle, die endlich nicht mehr den Papierkram erledigen müssen, und ebenso die neu gewonnene Zeit deiner Lohnbuchhaltung. Vorbei ist die Zeit der dicken Ordner für alle Stammdaten, Schluss mit dem Sammeln von Papierbergen. Alle Informationen findet deine Buchhaltung durch die digitale Zeiterfassung per App auf ihren Computern.

So geht’s einfacher – Kosten und Einsparpotenzial im Vergleich:

Bei einem 30-köpfigen Baustellenteam kosten dich die Lizenzen für die Zeiterfassungs-App monatlich rund 150 Euro. Gleichzeitig spart dein Team durch digitale Erfassung im Vergleich zum händischen Ausfüllen 20 Prozent der Zeit. Heißt also: mehr Zeit für die Arbeit auf der Baustelle.

Einsparpotenzial 2:
Buchhaltung durch digitale Baulohn-Berechnung entlasten statt mit Insellösungen arbeiten

Den Baulohn deiner Mitarbeiter zu ermitteln bedeutet mehr als Arbeitszeit erfassen. Liegt der Stundenzettel einmal in deiner Lohnabteilung, geht für diese die Arbeit erst richtig los. Denn: Für jeden Mitarbeiter gibt es eigene Regelwerke, um den Lohn zu berechnen. Auch wenn du mit digitaler Zeiterfassung bereits den richtigen Schritt in die Welt der Bausoftware gemacht hast, bleiben die letzten Schritte bis zur Lohnauszahlung häufig manuell. Vermutlich arbeitet deine Buchhaltung derzeit noch mit verschiedenen Insellösungen: Regelwerkabgleich mit dicken Ordnern, Berechnung des Lohns in einem extra Programm etc.

So geht’s einfacher – Kosten und Einsparpotenzial im Vergleich:

Du kannst diese Tätigkeiten größtenteils mit einer App für den digitalen Baulohn bündeln. Neben der reinen Zeiterfassung und den individuellen Lohnregelungen für jeden Mitarbeiter kannst du auch besondere Vereinbarungen wie Saison-Kurzarbeiter- oder Winterausfallgeld, deine unternehmenseigenen Tarifregelungen, Zuschläge für Überstunden oder die Arbeit an Feiertagen definieren – und automatisiert in die Lohnabrechnung fließen lassen. Damit spart sich deine Lohnbuchhaltung bei einem 30-köpfigen Team monatlich bis zu zwei Tage Arbeit – denn alle Daten, die für die Auszahlung des Lohns nötig sind, liegen bereits aufbereitet vor.

Wir werden immer mehr Kollegen. Brauchen wir jetzt eine Bausoftware?

Einsparpotenzial 3:
Digitale Disposition und Kolonnenplanung statt Exceltabelle

Mach endlich Schluss mit Exceltabellen für deine Kolonnenplanung. Viele Bauunternehmen drucken täglich oder wöchentlich die Disposition für die Kolonnen aus. Praktisch für die Besprechung auf dem Hof, aber danach bereit für die Tonne, denn:

Nichts ist so alt wie die Planung von gestern.

Deutlich komfortabler und übersichtlicher ist die digitale Disposition mit Bausoftware. Sind die Stammdaten von Baustellen, Mitarbeitern und (großen) Geräten einmal im System angelegt, kannst du (oder dein Disponent) ganz einfach am Computer disponieren – übrigens auch mit Anzeige der geplanten Urlaubstage deiner Mitarbeiter. Es gibt kurzfristige Änderungen? Dann kannst du bequem im 123Office umplanen, speichern und fertig – dein Mitarbeiter erhält eine Pushbenachrichtigung über die geänderte Planung auf sein Handy. Und: Du sparst ziemlich viel Papier, weil du keine großen Tabellen mehr ausdrucken musst. Gut für die Umwelt und deine Abfallgebühren.

So geht’s einfacher – Kosten und Einsparpotenzial im Vergleich:

Der morgendliche Weg deiner Mitarbeiter zum Hof entfällt, sie sparen sich die 20-minütige Tagesplanung und ellenlange Diskussionen darum. Stattdessen können sie von zu Hause direkt auf die Baustelle starten – und loslegen.

Einsparpotenzial 4:
Fotodokumentation per App statt auf der Speicherkarte

Auf dem Bau unterwegs mit Spiegelreflex- oder Digitalkamera? Vorbei. Statt deinen Mitarbeitern neben ihren Werkzeugen noch mehr Geräte mitzugeben, kannst du deine Fotodokumentation auf dem Bau ganz smart mit dem Baustellen-Handy abwickeln. Die Bausoftware speichert dann nicht nur einfach das Foto, sondern weist dem Bild direkt die richtigen Baustellendaten zu – samt GPS-Koordinaten. So bist du auch rechtlich abgesichert, denn du kannst nachweisen, wann das Bild an welchem Ort deiner Baustelle aufgezeichnet wurde. Außerdem müssen deine Mitarbeiter nichts weiter tun, als einfach das Foto zu schießen – denn der Mailversand, der Upload in deine Cloud oder der Weg mit der SD-Karte ins Büro entfallen.

So geht’s einfacher – Kosten und Einsparpotenzial im Vergleich:

Für dein 30-köpfiges Baustellenteam kosten dich die Lizenzen für die App zur Fotodokumentation monatlich rund 60 Euro. Auch hier sparst du aber vor allem die Zeit für deine Bauleiter, denn die abendliche oder wöchentliche Lieferfahrt ins Büro fällt weg. Etwa zwei Stunden monatlich pro Bauleiter gespart.

Einsparpotenzial 5:
Automatisch generierter Bautagesbericht statt klassischem Bautagebuch

Jeden Tag, wenn Werkzeuge und Geräte zum Feierabend von der Kolonne weggeräumt werden, nimmt sich der Polier Zeit für den Bautagesbericht. Manchmal am Computer. Häufig noch immer handschriftlich in einem Bautagebuch aus Papier. Dein Mitarbeiter erfasst die Projektdaten der Baustelle, notiert die dort erbrachten Arbeitsstunden des Tages, dokumentiert, welche Geräte im Einsatz waren, vermerkt aufgezeichnete Fotos oder Mängel. Meistens kostet ihn das 20 bis 30 Minuten täglich. Das sind bis zu 2,5 Stunden in der Woche. 10 Stunden im Monat. Netto-Arbeitszeit, die in Bauabschnitt B noch nötig ist oder die Fertigstellung von Bauabschnitt C beschleunigen würde. Für dich als Bauunternehmer sind diese 10 Stunden pro Monat in jedem Fall bares Geld, das dir verloren geht.
Klar, als Auftragnehmer bist du deinem Bauherren gegenüber rechtlich verpflichtet, Bautagesberichte zu pflegen. Umso wichtiger, dass du diese Pflichtaufgabe so effizient wie möglich abhaken kannst.

So geht’s einfacher – Kosten und Einsparpotenzial im Vergleich:

Mit moderner Bausoftware werden alle für deinen Bautagesbericht relevanten Informationen automatisch zusammengeführt und zentral gespeichert. Jeden Tag, für jede Baustelle, ohne dein Zutun. Ein finaler Blick deines Poliers reicht – das dauert nur wenige Augenblicke. Und spart deinem Mitarbeiter monatlich 10 Stunden Dokumentationsarbeit.

Einsparpotenzial 6:
Digitale Formulare statt Ordner im Büro

Baustellenbegehungen oder -besprechungen, Montageberichte, Checklisten, Abnahmeprotokolle oder Aufmaße – du musst jeden Schritt dokumentieren. Leider gibt es für all diese Aufgaben meist individuelle Formulare und Vorlagen – und natürlich liegen die in der Regel nicht im Container auf der Baustelle, sondern im Büro. Vielleicht musst du sie auch erst auf deinem Server suchen und ausdrucken.

So geht’s einfacher – Kosten und Einsparpotenzial im Vergleich:

Mit Bausoftware kannst du flexibel bei jeder Besprechung deine Notizen in die vorgefertigt zur Verfügung stehenden digitalen Formulare in dein Baustellen-Smartphone oder -Tablet tippen. Mit einem Baukastensystem lassen sich die digitalen Dokumente außerdem individuell aufbauen und anpassen. Sobald du die Datei auf deinem Gerät speicherst, kann auch das Team im Büro die Informationen sehen – kein E-Mailversand, keine postalische Zustellung nötig und nie wieder ein verlorenes Formular. So sparst du nicht nur Zeit und Geld, sondern vor allem: Nerven!

Wir werden immer mehr Kollegen. Brauchen wir jetzt eine Bausoftware?

Einsparpotenzial 7:
Schneller fakturieren und nachkalkulieren statt durch Papierberge quälen

Wer Bauprojekte effizient umsetzt, kann auch schnell Rechnungen stellen. Aber bevor du als Geschäftsführer oder kaufmännische Leitung in die Fakturierung starten kannst, kämpfst du dich erst mal durch Papierberge? Das muss nicht sein.

So geht’s einfacher – Kosten und Einsparpotenzial im Vergleich:

Wenn du alle Erfassungsprozesse im Vorfeld digitalisierst und an einem zentralen Ort sammelst, kannst du die Fakturierung mit deutlich weniger Zeit und Nerveneinsatz abhaken. Das gilt auch für die Nachkalkulation deiner Bauprojekte: Stimmen das Angebot und die tatsächlich erbrachte Leistung zusammen? Wie viel Arbeitszeit hast du auf ein Projekt verwendet? Wie viele Gerätestunden sind aufgelaufen? Mit Bausoftware bekommst du einen zuverlässigen Überblick über diese Daten und ein besseres Gefühl für zukünftige Kalkulationen. Schließlich willst du weiter wachsen – und das geht nur, wenn die Marge stimmt.

Fazit: Die Investition in Bausoftware spart dir bares Geld

Natürlich kannst du eine Bausoftware für dein Unternehmen nicht an einem Tag implementieren. Aber es ist auch kein Hexenwerk. Am Anfang investierst du vor allem Zeit dafür, zu identifizieren, welche Prozesse du in deinem Unternehmen mit Bausoftware optimieren kannst. Und schnell wirst du merken, dass deine Mitarbeiter einerseits deutlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten haben und du deine Bauvorhaben andererseits wesentlich effizienter planen und durchführen kannst.

Wir werden immer mehr Kollegen. Brauchen wir jetzt eine Bausoftware?

Du möchtest erfahren, wie Bausoftware deine Prozesse vereinfacht und du mehr Zeit für die Arbeit auf deinen Baustellen gewinnst? Wir beraten dich gern.

Laura Evers
Kunden-Support bei 123erfasst