Matthäi führt 123erfasst in Rekordzeit ein – mit digitalen Akten in die Zukunft

Die Unternehmensgruppe Matthäi verabschiedet sich von der Zettelwirtschaft und geht mit großen Schritten den Weg in die Digitalisierung. Ziel ist es damit, handschriftliche Aufzeichnungen wie Stunden- und Gerätezettel zu eliminieren, Bautagebücher automatisch zu generieren und Daten ohne Medienbruch zentral verfügbar zu haben.

Die Matthäi-Gruppe mit Hauptsitz im niedersächsischen Verden umfasst mehr als 40 eigenständig agierende Standorte und Niederlassungen im norddeutschen Raum sowie eigene Bau- und Rohstoffproduktionen in Deutschland und Europa. Heute stehen der Unternehmensgruppe, deren Ursprung in der Gründung 1933 durch Hermann und Rudolph Matthäi liegt, mit über 2.000 Mitarbeitern eine umfassende Expertise im Erd- und Tiefbau, Straßen- und Gleisbau, Hochbau, Spezial-Ingenieurbau, Schlüsselfertigbau, Wasserbau, Infrastruktur- und Kraftwerksbau zur Verfügung. Aber auch Geschäftsfelder wie „Floating Homes“, die schwimmenden Häuser, hat Matthäi bereits in mehreren deutschen Städten als Wohn-, Gewerbe- und Urlaubsdomizile realisiert.

Einfache Benutzerführung und umfangreiche Funktionalitäten

Nachdem die Unternehmenssparte Tiefbau schon 2018 die App-Lösung von 123erfasst erfolgreich zur Zeiterfassung eingeführt hatte, entschied man sich zügig, dies konzernweit auf allen Baustellen anzuwenden.

Entscheidungsrelevant war neben der umfangreichen Funktionalität die einfache Benutzerführung und die Offline-Datenerfassung. Normalerweise schickt die App die eingegebenen Daten direkt per Funk an die Office-Anwendung – ohne Funkverbindung werden die Daten dennoch offline gespeichert und automatisch übertragen, sollte der Empfang wieder funktionieren.

Der Fokus lag bei der Einführung Anfang 2019 auf der digitalen Stundenerfassung. Kaufmännische Mitarbeiterin Manuela Süßkind, verantwortlich für die Einführung von 123erfasst im Konzern und zuständig für alle Vorarbeiten innerhalb der Zentrale, erläutert: „Zusammen mit 123erfasst.de haben wir die Regeln erarbeitet, um die Stundenerfassung für die Lohnabrechnung in allen Unternehmensteilen der Gruppe über die App in Verbindung mit der Office-Lösung zu implementieren.“ Obwohl Matthäi für jede Niederlassung mehrere Regelwerke hat, die u.a. individuelle Arbeitszeitkalender der einzelnen Gruppen mit ihren unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten beinhalten, konnte dieses mit der Software schnell und problemlos abgedeckt werden.

123erfasst bei über 1.000 Mitarbeitern schnell eingeführt

Danach schulte man die Erfasser (z.B. Polier, Vorarbeiter oder Baugeräteführer) sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen. Nach einer außerordentlich kurzen Einführungszeit konnten 1.150 Mitarbeiter schon im Juni 2019 ihre Stunden über die App eingeben. Diese zügige Einführung bei mehr als 1.000 Mitarbeitern konnte realisiert werden, da Matthäi mit Manuela Süßkind eine kompetente und engagierte Mitarbeiterin für diese Aufgabe abgestellt hat und weil die 123erfasst-Software sich einfach in bestehende Systeme integrieren lässt.

Die App nutzen die gewerblichen Mitarbeiter, die Office-Lösung wenden die Bauleiter, die Gerätedisponenten sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen an. Letztere bereiten die Daten für die zentrale Lohnbuchhaltung auf.

Erfasser buchen Anwesenheitszeiten

Morgens loggen sich die Erfasser in 123erfasst ein und melden sich an der Baustelle mit ihrer Anwesenheitszeit an. Dabei erfasst der Kolonnenführer die Zeiten auch für seine Mitarbeiter. Das System ordnet diese einer Baustelle, den –teilen und –bereichen zu. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Klicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel. Die Mitarbeiter der Betonmischwerke geben ihre Zeiten mit RFID-Chips über festinstallierte Tablets ein.

Diese digitale Vorgehensweise entlastet die Mitarbeiter auf den Baustellen, in den Mischwerken und Büros. Die handschriftlichen Stundenzettel gehören der Vergangenheit an, ebenso die Kontrollen und fehlerhaften Dateneingaben in den Niederlassungen.

Baugeräte optimal verwalten und Kostenstellen zuordnen

Matthäi hat sukzessiv in den einzelnen Unternehmensbereichen die Planung des Baugeräteeinsatzes eingeführt und deren zeitliche Einsätze protokolliert. Der Baugeräteführer sieht auf seinem Smartphone, welches Gerät ihm zugeteilt wurde. In der Zentrale ist man somit jederzeit informiert, wie lange die Geräte im Einsatz waren, welche Leistungen erzielt wurden, wer diese bedient hat und welcher Output erzielt wurde.

In Zukunft soll jede Baustelle aufgrund des exakten Zahlenmaterials nachkalkuliert werden können. Süßkind erläutert: „Dazu ist es wichtig zu wissen, wie lange diese Baumaschinen im Einsatz sind, ob wir mit unserem kalkulatorischen Ansatz hinkommen oder Optimierungen vornehmen müssen.“

Fotodokumentation und Notieren von Bemerkungen

Die Fotoaufnahmen, die täglich den Ist-Zustand, den Baustellenfortschritt und die –sicherung dokumentieren, werden in der App gespeichert und der Baustelle, dem Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet sowie auf den Server hochgeladen. Dort stehen die Daten allen Projektbeteiligten je nach Berechtigung in Echtzeit zur Verfügung. Sollte der Polier eine Frage zu einem Sachverhalt haben, schickt er dem Bauleiter einfach ein Foto der aktuellen Situation. Dann kann dieser, ohne vor Ort sein zu müssen, eine Entscheidung treffen. Begrüßt wird auch die Möglichkeit jederzeit Bemerkungen eingeben zu können. Und das nicht nur schriftlich, sondern übers Mikrophon auch sprachlich.

Mittel zur Digitalisierung der Bauprozesse

123erfasst ist bei Matthäi ein geeignetes Mittel zur Digitalisierung der Bauprozesse. Durch den schnellen Informationszugang wird viel Zeit gespart, die wiederum in die Optimierung anderer Prozessabläufe investiert werden kann. Wenn alle Mitarbeiter mit der App ausgestattet sein werden, ist es geplant, zusammen mit 123erfasst.de die Bautagesberichte aus den zuvor erfassten Daten automatisch zu generieren. Die nächste Chance, eine Menge Zeit zu sparen.

Süßkind schätzt die Unterstützung durch das Lohner Softwarehaus und wünscht sich, dass 123erfasst bei der Weiterentwicklung der Software die Einfachheit und gute Qualität beibehält. Sie erklärt: „Ich habe von 123erfasst einen kompetenten und erfahrenen Berater zur Seite gestellt bekommen, der mich bei der Einführung der Lösung im Konzern professionell unterstützt hat.“