Mobile Zeiterfassung im Straßenbau – schneller, günstiger, genauer

Auch im modernen Zeitalter ist man nicht davor gefeit, seine Arbeitszeit vernünftig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die digitale Zeiterfassungslösung über Smartphones, Tablets und Co. geht schneller, ist kostengünstiger und genauer. Bereits vor über zehn Jahren führte die KEMNA BAU Andreae GmbH & Co. KG deswegen die digitale Zeiterfassung auf Baustellen ein und gehörte damit zu den Pionieren unter den Straßenbaufirmen.
Nach der Umstellung von Blackberrys auf Smartphones und Tablets und einer erfolgreichen Testphase hatte KEMNA 123erfasst zügig im gesamten Unternehmen eingeführt. Rund hundert auf den Straßenbaustellen arbeitende Mitarbeiter erfassen mobil die Arbeitszeit für knapp sechshundert gewerbliche Kollegen. Für die restlichen 250 Mitarbeiter in den Mischanlagen und Steinbrüchen werden die Stunden stationär am PC erfasst, wobei alle Daten in der Pinneberger KEMNA-Zentrale zusammenfließen.

Immer auf Basis der aktuellen gesetzlichen Regelungen

Für Mirko Wiese, Personalleiter bei KEMNA, bietet die digitale Zeiterfassung weitere Vorteile: „Wir haben Mittellöhne hinterlegt, so dass diejenigen, die tagsüber exakt die Stunden erfasst haben, abends sehen können, wie das Ergebnis ihrer Baustelle ist.“ Auch die Zeiterfassung für die mehr als vierhundert Angestellten wird nach den Anforderungen des neuen Mindestlohngesetzes umgesetzt. „Aktuell sind wir gerade dabei, mit 123erfasst weitere Arbeitserleichterungen zu entwickeln. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, Lieferscheine per Bar- oder QR-Code einzuscannen, damit wir immer aktuell wissen, wie viel Asphalt von welcher Sorte auf welche Baustelle geliefert wurde“, so Mirko Wiese.

Kein lückenloser Mobilfunkempfang auf dem Land? Kein Thema für 123erfasst

Die KEMNA-Straßenbaustellen befinden sich häufig im ländlichen Raum. Da lässt die Netzabdeckung hin und wieder zu wünschen übrig. Mit 123erfasst werden jedoch die offline erfassten Daten automatisch in die Personalabteilung und an den Bauleiter übertragen, sobald wieder Empfang besteht. „Später zeigt uns das Programm an, ob es Überschneidungen in der Erfassung gibt, z.B. ob zwei Kolonnenführer versehentlich Stunden desselben Mitarbeiters auf unterschiedlichen Baustellen eingegeben haben“, erläutert der Personalleiter.

Viel Nützliches für die Personalabteilung

Und die Software hat noch mehr in petto, was der Personalabteilung nutzt: sie kann die Stammdaten für Mitarbeiter heute selbst anlegen, Baustellenteams für andere Niederlassungen freigeben sowie kleine und große Gruppen unabhängig vom Standort der KEMNA Niederlassung und der aktuellen Baustelle für einen Erfasser einrichten. „Was so einfach funktioniert, ist das Resultat komplexer Programmierung“, erläutert Wiese, „da hier verschiedene Arbeitszeitmodelle, Nachtzuschlagsmodelle usw. der rund fünfzig Standorte hinterlegt sind, die alle berücksichtigt werden müssen.“ All dies waren früher Tätigkeiten, die nur in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung durchgeführt werden konnten; heute laufen viele Dinge automatisiert oder können durch die Mitarbeiter der Personalabteilung gesteuert werden. Genauso wie datenschutzrechtliche Vorgaben, da sich mit der Zeiterfassung ständig personenbezogene Daten auf den Mobilgeräten befinden, welche es zu schützen gilt.

Baugeräte optimal verwalten und Kostenstellen zuordnen

„Auch wenn eine solche Umstellung große Risiken birgt, konnten wir alle Mitarbeiter vom Nutzen und Vorteil des neuen Systems überzeugen. Sicherlich ist da auch der Spieltrieb an den neuen Smartphones und Tablets ein nicht zu unterschätzender Faktor“, sagt Mirko Wiese lachend und zeigt auf seinen Monitor, auf dem er die Standorte der einzelnen Kolonnen live sehen kann. „Für dezentral organisierte mittelständische Bauunternehmen wie KEMNA ist ein solches flexibles System wie 123erfasst eine wesentliche Arbeitserleichterung, das eine Menge Zeit und Kosten spart.“