Pflicht zur Zeiterfassung im Baugewerbe

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat 2022 entschieden, dass Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter komplett zu erfassen. Doch wie soll diese Pflicht zur Zeiterfassung im Baugewerbe genau umgesetzt werden? Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung hat dies nun genauer vorgegeben. Wie der aktuelle Stand ist und welche Herausforderungen diesbezüglich gelöst werden müssen, erfährst du hier.

Arbeitszeiterfassung im Baugewerbe heute schon Pflicht

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Urteil Mitte September 2022 entschieden, dass Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Diese Pflicht, die generelle Arbeitszeit zu dokumentieren, ergibt sich laut Gericht aus dem Paragraphen 3 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG).

Zeiterfassung laut EU-Recht schon länger vorgeschrieben

Der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts liegt ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 zugrunde, das die Mitgliedsstaaten aufforderte, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Grundlage ist die Grundrechte-Charta der Europäischen Union. Dort ist in Artikel 31 festgehalten, dass die Beschränkung der Arbeitszeit, sowie die Einhaltung der Ruhezeiten ein Grundrecht eines jeden Arbeitnehmers ist. Auch eine Dokumentationspflicht ist dort festgeschrieben – wie diese jedoch umgesetzt wird, das bleibt jedem Mitgliedsland selbst überlassen.

Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung liegt nun vor

Mit der Entscheidung der höchsten deutschen Arbeitsrichter, dass eine Pflicht für Arbeitgeber besteht, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen, war der Gesetzgeber in Zugzwang geraten. Nun liegt ein Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung vor, um die europäischen Vorgaben in nationales Recht umzusetzen. Den Rahmen für die Umsetzung, betroffene Branchen und mögliche Ausnahmen hat der Gesetzgeber noch festzulegen.

Was Betriebe im Baugewerbe zur Zeiterfassungspflicht wissen müssen

Durch das Urteil des BAG, dessen Begründung und den Referentenentwurf ergeben sich für dich eine Reihe von Punkten, die du über die Pflicht zur Zeiterfassung im Baugewerbe wissen solltest (Stand 08/2023):

• Arbeitszeiten müssen vollständig dokumentiert werden: Laut Urteilsbegründung vom Anfang Dezember 2022 gilt eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Darunter fallen Arbeitsbeginn, Pausen, Ende der Arbeitszeit und Überstunden. Dabei reicht es nicht aus, ein Zeiterfassungssystem lediglich bereitzustellen. Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit auch tatsächlich dokumentieren. Wichtig: Eine pauschale Angabe, dass dein Mitarbeiter beispielsweise acht Stunden gearbeitet hat, reicht nicht aus.
• Vertrauensarbeitszeit weiter möglich: Die Neuregelungen rütteln nicht an den altbewährten Regelungen der Vertrauensarbeitszeit. Beschäftigte dürfen weiterhin ihre vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten individuell passend gestalten. Flexible Arbeitszeitmodelle sind also weiterhin möglich. Hauptsache, die Arbeitszeiten werden dokumentiert und ganz wichtig: es wird nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen.
• Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung – Abweichungen nur noch übergangsweise möglich: Laut § 16 Abs. 2 ArbZG-E wird nun „der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.“ Neben gebräuchlichen Zeiterfassungsgeräten können dabei auch Apps oder Excel-Tabellen verwendet werden, heißt es im Entwurf. Willst du die Arbeitszeit in deinem Unternehmen händisch erfassen – dann ist dies noch möglich – allerdings nur noch für eine Übergangszeit. Den Betrieben soll damit eine Zeit zur Umstellung gegeben werden. Das Zeiterfassungssystem muss revisionssicher und für dich und dein Team praktikabel sein, damit die Arbeitszeiten auch wirklich erfasst werden.
• Die Arbeitszeit muss am selben Tag erfasst werden. Wird im Tarifvertrag oder der Betriebs- oder Dienstvereinbarung davon abgewichen, so kann die Aufzeichnung auch an einem anderen Tag erfolgen. Allerdings muss die Erfassung bis spätestens zum Ende des siebten folgenden Kalendertags erfolgt sein.
• Nicht alle sind von der Pflicht zur Zeiterfassung betroffen: Leitende Angestellte, die zum Beispiel über die Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern entscheiden, sind von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Handwerk wohl weiterhin ausgenommen (Quelle: Personalwirtschaft).
• Aktuell noch keine Strafen zu erwarten: Derzeit gibt es keine Konsequenzen für Unternehmen bei fehlender oder falscher Zeiterfassung. Eine Strafzahlung kann nur verhängt werden, wenn die zuständige Behörde die Einführung eines Zeiterfassungssystems angeordnet hat und diese nicht umgesetzt wird. Allerdings ist davon auszugehen, dass Verstöße spätestens mit der kommenden Überarbeitung des Arbeitszeitgesetzes sanktioniert werden.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Baugewerbe nicht neu

Neben der jetzt geltenden allgemeinen Pflicht zur elektronischen Erfassung der Arbeitszeit, schreiben schon länger Gesetze umfassende Verpflichtungen zur Arbeitszeiterfassung vor, beispielsweise das Mindestlohngesetz, das Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, was auch die Baubranche betrifft.

Aufzeichnungspflicht teilweise jetzt schon vorhanden

Zudem musst du die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes beachten. So ist beispielsweise die Arbeit an Sonntagen und Feiertagen sowie Überstunden nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) aufzeichnungspflichtig. Die Aufzeichnungspflicht bei Überstunden beginnt jedoch erst bei Überschreitung der acht beziehungsweise zehn Stunden werktäglicher Arbeit.

Pausen müssen bereits eingehalten werden

Außerdem solltest du im Blick behalten, dass deine Mitarbeiter ihre Ruhepausen einhalten:

• Nach 6 Stunden Arbeit: 30 Minuten Pause
• Nach 9 Stunden Arbeit: 45 Minuten Pause
• Zwischen zwei Arbeitstagen: 11 zusammenhängende Stunden Pause
• In einem 7-Tage-Zeitraum eine Pause von mindestens 24 zusammenhängenden Stunden

Ab jetzt Pflicht: Weshalb ist eine digitale Zeiterfassung in Handwerk & Co. sinnvoll?

Die Rechtsprechung macht keinen Unterschied zwischen Arbeitnehmern, die an einem festen Standort arbeiten oder im Außendienst beziehungsweise mobil tätig sind. Handwerker sind oft mobil unterwegs und gehen vom Arbeitsort direkt nach Hause. Wenn sie ihre Arbeitszeiten auf einem Zettel notieren müssen, kann dies auch zu nicht aufgezeichneten Mehrarbeitszeiten oder Zeitendiebstahl führen. Kommt es dann zu einer Auseinandersetzung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber über die Arbeitszeiten, ist es bei handschriftlichen Stundenaufzeichnungen für beide Seiten schwer, gerichtsfeste Nachweise zu liefern.

Ein digitales Zeiterfassungstool kann dabei helfen, diese Zeiten korrekt zu dokumentieren und verhindern, dass es zu Streitigkeiten kommt. Übrigens: Fahrtzeiten vom Wohnort zum ersten Kunden des Tages sowie vom letzten Kunden des Tages zurück nach Hause gelten als Arbeitszeit und müssen vergütet werden. Andererseits müssen Handwerker auch alle Fahrtzeiten, die sie haben, als Arbeitszeit aufzeichnen.

Vorteile einer digitalen Zeiterfassung im Baugewerbe

Wann beginnt der Arbeitstag, wann endet er, welche Pausen wurden vom Mitarbeiter gemacht? Diese Informationen werden heute schon von vielen Arbeitgebern Tag für Tag für jeden einzelnen Mitarbeiter aufgezeichnet. Seit es nun den Referentenentwurf für die digitale Zeiterfassung im Bauwesen gibt, lohnen sich solche digitalen Systeme für dich als Arbeitgeber und für deine Mitarbeiter.

Diese Vorteile hat der Einsatz einer digitalen Zeiterfassung in der Baubranche:

• Die digitale Zeiterfassung hat sich als Standard etabliert und bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Zettelwirtschaft im Handwerk und im Baugewerbe. Sie reduziert Fehler, Zeit- und Kostenaufwände im täglichen Betriebsablauf, zum Beispiel durch manuelle Nacharbeiten oder Berechnung der Arbeitszeit. Die digital erfasste Arbeitszeit landet direkt in der Lohnbuchhaltung und macht so die Lohnabrechnung auf Knopfdruck möglich.
• Zeiterfassungssoftware ermöglicht dir in Echtzeit Transparenz über die Arbeitszeiten und Aufgaben deines Teams. So hast du einen besseren Überblick und kannst genauer planen und disponieren. Auch im Falle von Betriebsprüfungen sind alle Daten mit einem einfachen Klick zugänglich.
• Das Team wird die App lieben, da es Beginn und Ende des Arbeitstages einfach erfassen, ihr Arbeitszeitkonto von überall aus einsehen und damit ihre wöchentliche Arbeitszeit gegenprüfen kann. Stundenzettel und das damit verbundene Problem, dass am Ende der Woche immer einige fehlen, gehören für dich als Arbeitgeber der Vergangenheit an. Außerdem unterstützt eine korrekte Zeiterfassung Mitarbeiter beim Nachweis ihrer Mehrarbeit. Eventuell angefallene Überstunden lassen sich einfach nachvollziehen und vergüten.

Noch nicht vollständig überzeugt? Dann lerne die Erfolgsgeschichte der Firma Prange GmbH kennen, die die mobile Zeiterfassung von 123erfasst in ihrem Dachdeckerunternehmen bereits nach zwei statt sechs geplanten Monaten Testbetrieb eingeführt hat.

Die Lösung: Mit der Zeiterfassung von 123erfasst gewinnst du an Effizienz

Die generelle Pflicht zur Zeiterfassung stellt eine gute Gelegenheit dar, um auf eine digitale Lösung umzusteigen. Mit der 123erfasst-App profitierst du von den Vorteilen der mobilen Zeiterfassung auf der Baustelle und kommst auch den gesetzlichen Anforderungen vollumfänglich nach.

123erfasst vereinfacht die Arbeitszeiterfassung für alle

Die gute Nachricht: Für eine moderne digitale Zeiterfassung brauchst du keine teuren Terminals oder andere aufwändige Hardware. Die mobile Zeiterfassungssoftware läuft auf deinen eigenen Rechnern. Dein Team kann über eine kostenlose App jederzeit einfach einchecken, Pause machen oder auschecken. Dabei werden Mitarbeiter gleich den entsprechenden Baustellen zugeordnet. Du hast also einen Überblick über all deine Baustellen in Echtzeit.

Alle Einträge sind in Echtzeit für mobile Mitarbeiter und das Büro für Abrechnungen verfügbar und können jederzeit DSGVO-konform und rechtssicher von deinen Mitarbeitern bearbeitet werden. Die App dokumentiert auch Änderungen, wodurch Fehler oder Manipulationen fast ausgeschlossen sind.

Vorteile der Software für dein Unternehmen im Baugewerbe

• Faire Preisstaffelung nach Mitarbeiteranzahl – so lohnt sich die Software auch für kleine Bauunternehmen und Handwerksbetriebe
• Mit der App können Mitarbeiter schnell einchecken, aber auch ihr Zeitkonto einsehen, einen Urlaubsantrag stellen oder sich krankmelden
• Anwender können Daten auch offline erfassen, wenn auf der Baustelle ein Funkloch herrscht
• Software-as-a-Service (SaaS): eine preiswerte Cloud-Lösung nutzen statt teure Software kaufen
• immer up to date
• keine Wartung
• keine langwierigen Updates
• keine Server-Farm benötigt
• schnelle Implementierung
• Teil einer großen Unternehmensgruppe: 123erfasst ist ein Unternehmen der NEVARIS Bausoftware GmbH und damit Teil der Nemetschek Group.

Übrigens: Die Zeiterfassungsapp von 123erfasst gibt es auch in sieben osteuropäischen Sprachen: Bulgarisch, Kroatisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Tschechisch und Ukrainisch.

Lerne mehr über die Funktionen von 123erfasst

In unseren Webinaren erhältst du Einblicke in die umfassenden Funktionen von 123erfasst – von Zeiterfassung auf der Baustelle über Baulohn bis hin zu praktischen Formularen.

So meisterst du die Pflicht zur Zeiterfassung im Baugewerbe

Wenn du bereits die Arbeitszeiten deiner Kollegen in irgendeiner Form dokumentierst, ändert sich für dich durch die Rechtsprechung des BAG vorerst nichts. Auch wenn die digitale Zeiterfassung 2023 im Baugewerbe nicht zur Pflicht wird, da entsprechende Gesetze mit Rahmenbedingungen zur Arbeitszeiterfassung noch fehlen, solltest du dennoch im Hinblick auf mögliche zukünftige Anforderungen freiwillig aktiv werden und jetzt die Digitalisierung im Handwerk in deinem Unternehmen vorantreiben. Durch schnelles Handeln und Einführung eines Systems zur mobilen Zeiterfassung sicherst du dir einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz, die noch kein Bauen 4.0 praktiziert.

Gerne beraten wir dich hinsichtlich der Einführung einer digitalen Zeiterfassung für deinen Betrieb im Baugewerbe, sodass du der kommenden Pflicht einen Schritt voraus bist.