Wieso dich die Fotodokumentation deiner Baustellen rechtlich absichert

Wieso dich die Fotodokumentation deiner Baustellen rechtlich absichert
Wieso dich die Fotodokumentation deiner Baustellen rechtlich absichert

Ein Artikel von …

Kevin Suske, Consultant bei 123erfasst.

Und warum die Fotodokumentation per App deine Büroprozesse optimiert

Die Arbeit auf einer Baustelle ordentlich zu dokumentieren, ist für den Projektfortschritt und die -abwicklung unglaublich wichtig. Und zwar nicht nur, damit du und deine Mitarbeiter den Status Quo kennen, sondern auch, um deine Arbeit an einem Projekt rechtlich abzusichern. Mit der Fotodokumentation auf der Baustelle gehst du deinem Bauherren gegenüber auf Nummer sicher – und das machst du sicherlich schon jetzt: mit einer eigenen Baustellen-Kamera, einem Tablet oder dem Smartphone. Und wie kommen deine Fotos dann ins Büro?

Hallo Kevin. Den Ist-Zustand einer Baustelle zu fotografieren und alle Schritte im Bauablauf bis zur Fertigstellung mit Bildern festzuhalten – das gehört zum Baustellen-Alltag dazu. Wo gibt es dennoch Potenziale, diesen Prozess noch weiter zu optimieren?

Kevin Suske: Klar, die Dokumentation per Foto ist wichtig – denn sie kann Baufortschritte und auch Mängel sichtbar machen. Aber heute laufen noch zu viele Mitarbeiter auf Baustellen mit richtigen Digitalkameras herum. Viele nutzen auch schon ihr Baustellen-Smartphone oder ein Tablet. Die Frage ist aber: Was passiert mit den geschossenen Fotos?

Logisch, die Bilder müssen genau dort landen, wo auch alle weiteren Informationen zur betreffenden Baustelle liegen.

Kevin Suske: Genau – und das ist im Zweifel ein ganz schöner Aufwand. Denn ist ein Foto auf dem Handy oder mit der Digitalkamera erst mal erfasst, verschicken die Mitarbeiter es klassischerweise per E-Mail, Bluetooth oder sogar WhatsApp. Manchmal sind es auch Speicherkarten, die dann unzählige Aufnahmen verschiedener Baustellen enthalten. Das heißt: Am anderen Ende, nämlich im Büro, muss jemand diese Fotos sichten und einer Baustelle – also einem Projekt – zuordnen. Welches Bild gehört nun zu Baustelle A, welches zu Baustelle B? Muss ich es auch einem bestimmten Bauabschnitt zuordnen? Wo wurde es aufgenommen? Das frisst einerseits wertvolle Zeit der Mitarbeiter im Büro, denn sie müssen sich in die verschiedenen Bauprojekte eindenken und im Notfall herumtelefonieren. Andererseits ist diese händische Arbeit eine ordentliche Fehlerquelle.

Inwiefern können hier Fehler entstehen?

Kevin: Vielleicht kommen Fotos nicht an und dies fällt erst viel später im Projekt auf. Manchmal werden Bilder falsch zugeordnet. Oder das Speichermedium ist beschädigt – ein absoluter Klassiker. Der Kollege auf dem Bau dokumentiert seinen Fortschritt per Digitalkamera und denkt sich: „Feierabend. Lade ich morgen hoch …“ und dann schmiert die SD-Karte ab. So etwas in der Art passiert oft. Der springende Punkt dabei ist:

Sobald eine manuelle Zuordnung von Fotos zu Baustellen stattfindet, kann einiges schiefgehen – im schlimmsten Fall gehen Daten verloren.

Wie können Mitarbeiter auf der Baustelle für sicheres Datenhandling der Fotos sorgen?

Kevin: Am besten funktioniert es mit so wenig Einzelschritten wie möglich. Besonders sicher ist der Weg der Fotodokumentation einer Baustelle per App – denn in der Regel erfasst die Software die Daten und speichert sie direkt intelligent ab. Kein Verschicken, kein Verschieben – sie landen direkt im System, zugeordnet zur Baustelle, die du mit einem Klick ausgewählt hast. Wenn die App dann auch noch weitere Daten erfassen kann – etwa ein exaktes GPS-Signal – dann entsteht am Ende eine richtige Argumentationskette, weil die Fotos nicht mehr nur für sich stehen, sondern mit weiteren Daten zusammenhängen. Zum Beispiel sind sie später automatisch Teil des Bautagebuchs.

Bei der 123erfasst-Fotodokumentation werden auch die GPS-Daten erfasst.

Es ist wie mit der digitalen Zeiterfassung: Die App zur Fotodokumentation speichert deine Bilder ab und bindet alle Infos zu Projekt, Ort, Zeit, Bauabschnitt und Wetter in einen gemeinsamen Kontext ein. 

Durch sorgfältige Fotodokumentation auf der Baustelle sicherst du dich für den Ernstfall ab

Wieso dich die Fotodokumentation deiner Baustellen rechtlich absichert

Erzeugt die GPS-Erfassung bei der Fotodokumentation auf der Baustelle bei Mitarbeitern nicht auch Angst vor permanentem Tracking?

Kevin: Vor der Einführung digitaler Software ist das immer ein Thema. Niemand will per GPS-Tracking permanent verfolgt werden. Aber diese Ängste kann ich für 123erfasst abbauen, denn aufgezeichnet wird das GPS-Signal nur in dem Moment, in dem ein Foto aufgezeichnet wird.

Warum ist es so wichtig, den exakten Ort zu kennen?

Kevin: Besonders bei sehr weitläufigen Baustellen ist das GPS ein wichtiger Anhaltspunkt, um Fotos exakten Orten zuordnen zu können. In einem Rechtsstreit mit einem Bauherren bringt das im Zweifel wichtige Argumente und Belege. Korrekte und umfangreiche Fotodokumentation per App sichert also auch rechtlich stark ab.

Mit der Fotodokumentation per App kannst du deine Bilder eindeutig zuordnen

Die Fotodokumentation per Smartphone-App steht der klassischen Spiegelreflexkamera also in nichts nach?

Kevin: Aus meiner langjährigen Erfahrung kann ich sagen: Die Fotos „aus dem Smartphone“ sind genauso viel wert wie Bilder, die mit einer anderen Kamera gemacht werden. Die Qualität von Smartphone-Kameras ist heute top. Intelligente Apps zur Fotodokumentation bieten außerdem die Option, erfasste Fotos zu kommentieren. Stellt ein Mitarbeiter einen Mangel an einem verlegten Rohr fest und fotografiert das, kann er sein Foto durch einen Kommentar in der App direkt um nähere Infos ergänzen. Mit einfachen digitalen Bearbeitungswerkzeugen direkt in der App kann ich auch bestimmte Stellen markieren oder einkreisen – zum Beispiel, um zu betonen, um welche Stelle auf dem Foto es gerade geht.

Welche Mitarbeiter auf der Baustelle erfassen denn üblicherweise solche Fotos?

Kevin: Oft sind es die gewerblichen Mitarbeiter. Natürlich arbeiten auch die Vorarbeiter oder Poliere und die Bauleiter damit. Aus Unternehmersicht höre ich aber immer wieder: Zu viele Fotos oder zu viel Dokumentation kann man eigentlich nie haben.

Dann gilt also das Credo: Quantität bringt Sicherheit?

Kevin: Genau, denn gerade bei der Baustellendokumentation wollen Auftraggeber vor Beginn der Arbeiten, währenddessen und danach alles schön fotodokumentiert haben. Denn:

Alle nicht gemachten Fotos fehlen für immer. Man kann sie im Nachhinein nicht mehr schießen, wenn die Arbeiten abgeschlossen sind.

Was sind die häufigsten Einsatzfälle der Fotodokumentation auf der Baustelle?

Kevin: Das ist sehr breit gefächert. Deswegen ist es praktisch, systemseitig die Fotoerfassung zu kategorisieren, das heißt: Ich kann als Mitarbeiter direkt angeben, was auf dem Foto zu sehen ist. Ein Baufortschritt, ein Mangel, vielleicht habe ich auch einfach einen Lieferschein abfotografiert. Die Definition, welche Kategorien möglich sind, kann ein Bauunternehmen individuell auf sich zuschneiden. Am Ende verschlankt die intelligente Fotodokumentation per App die Prozesse – denn niemand muss mehr Speicherkarten auslesen, Fotos sortieren und Stunden mit der richtigen Ablage auf dem Server verbringen. Das spart Zeit – und damit wertvolles Geld.

Wieso dich die Fotodokumentation deiner Baustellen rechtlich absichert

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Kevin Suske
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