Auf der Baustelle rechts- und dokumentationskonform chatten

Auf der Baustelle rechts- und dokumentationskonform chatten

Die formlose mobile Kommunikation hat auch auf den Baustellen Einzug gehalten. Ein großer Prozentteil der Bauunternehmen und Handwerksbetriebe kommuniziert formlos per Chat. Sei es unter Kollegen oder auch im Austausch mit dem Büro: Die mobile Kommunikation ist selbstverständlich geworden für den schnellen Informationsaustausch.

Messengerdienste erfreuen sich höchster Beliebtheit und sind heute das gängigste Kommunikationsmedium. Kaum jemand hat nicht eine Messenger-App auf dem Smartphone installiert. WhatsApp ist mit 2 Mrd. aktiver monatlicher Nutzer weltweit der meistgenutzte Messenger. Kein Wunder, denn die Kommunikation ist damit denkbar einfach. Bekannt wurde WhatsApp vor allem über die private Nutzung. Mittlerweile greifen aber auch viele Anwender im geschäftlichen Umfeld auf den Messenger zurück. Laut einer Veröffentlichung des Marktanalysten BauInfoConsult nutzen von 367 befragten Bauakteuren 72 Prozent WhatsApp für den kurzen dienstlichen Austausch mit Kollegen und Mitarbeitern.

WhatsApp auf der Baustelle – einfach, aber auch geeignet?

Über die Nutzung von WhatsApp im geschäftlichen Kontext treffen Fachleute zu Sicherheit und Datenschutzkonformität allerdings unterschiedliche Aussagen, die von „unbedenklich“ über „bedenklich“ bis „unzulässig“ reichen. Wer sich also nicht sicher ist, ob die Daten End-to-End verschlüsselt übermittelt werden, oder ob ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zwischen dem Anbieter und den ausführenden Unternehmen vorliegt, der sollte lieber vom geschäftlichen Chatten mit WhatsApp die Finger lassen.

Ein anderer Nachteil der Kommunikation über WhatsApp im geschäftlichen Umfeld ist die fehlende Dokumentation und unsystematische Archivierung der Nachrichten. Sie werden zwar für einen gewissen Zeitraum gespeichert, eine gezielte Suche in alten Chatverläufen ist aber sehr zeitaufwendig. Oft wird aber auf Dokumentationen erst dann zurückgegriffen, wenn der eigentliche Vorgang schon eine Zeit zurückliegt. Und speziell für eine Baustelle ist auch noch ungünstig, dass die Chats personenbezogen erfolgen. D.h. wenn eine Unterhaltung zu einer bestimmten Baustelle gesucht wird, müssen die Chats mit einzelnen Personen durchsucht werden, in der Hoffnung, dass gleich beim ersten Chatverlauf die gesuchte Unterhaltung gefunden wird. Alternativ könnten manuell Chatgruppen für die einzelnen Baustellen angelegt werden, aber wer macht das? Ist dies dann die Aufgabe eines Poliers, einer Bürokraft, oder die vom Chef selbst?

Auf Messenger verzichten kann man aber heute eigentlich auch nicht mehr. Die unkomplizierte Nutzung und diese Art der schnellen Kommunikation hat sich schon zu sehr etabliert, um wieder einen Schritt zurück zum Telefonat oder zur Email zu machen. Vor allem auf der Baustelle braucht es diese Form der Kommunikation. Für den Polier zum Beispiel sind Messenger-Apps eine große Hilfe. Denn, auch wenn sich die Mitarbeiter auf ein und derselben Baustelle befinden, haben sie nicht immer die Gelegenheit, sich persönlich auszutauschen. Je nach Baustellengröße können schon mehrere hundert Meter zwischen den einzelnen Mitarbeitern oder Kolonnen liegen. Um sich schnell zu informieren, ob beispielsweise ein Werkzeug noch von einem Mitarbeiter verwendet wird, ob eine Arbeit schon abgeschlossen ist, oder um einen Ansprechpartner schnell aufzufinden, ist ein Chat das geeignete Mittel.

Sicher und rechtskonform chatten – einfach wie 1, 2, 3

Auf vielfältigen Kundenwunsch bietet 123erfasst ab sofort als Alternative zu WhatsApp, Telegram und Co. den Anwendern der Cloud-Lösungen für Smartphone und Desktop von 123erfasst mit einer neuen Funktion die Möglichkeit, baustellenbezogen und DSGVO-konform miteinander zu chattenohne Zusatzkosten.

Auf der Baustelle rechts- und dokumentationskonform chatten

“Damit möchten wir unseren treuen Kunden gerade in Corona-Zeiten ein sicheres und zeitgemäßes Tool für ihre Kommunikation an die Hand geben“, erläutert David Künnen, der leitende Produktmanager von 123erfasst.

Beim Anlegen einer Baustelle in 123erfasst legt das System automatisch eine Chat-Gruppe für die Baustelle an. Zugriff darauf hat automatisch jeder Mitarbeiter, der dieser Baustelle zugeordnet ist. Die baustellenbezogenen Chatverläufe werden auf einem Server gespeichert. Damit ist der Chatverlauf nicht nur auf den mobilen Endgeräten, sondern auch in Echtzeit in der Office-Version von 123erfasst gespeichert und im Büro abrufbar. Der Server steht in einem deutschen Rechenzentrum und unterliegt somit dem deutschen Recht mit seinen hohen Standards bei Daten- und Verbraucherschutz.

Mit 123erfasst können Unternehmen nun endlich alle Vorteile der digitalen Kommunikation nutzen, ohne rechtliche Unsicherheit und unter Einhaltung einer durchgängigen baustellenbezogenen Dokumentation.

Auf der Baustelle rechts- und dokumentationskonform chatten

Bildnachweise: 123erfasst/Timo Lutz Werbefotografie; 123erfasst.