Aktuell, sicher, flexibel: 6 Gründe, warum immer mehr Bauunternehmen auf Software as a Service setzen
Hohe Anschaffungskosten, hohe Betriebskosten und die Frage: Ist die gewählte Lizenzanzahl für mein Unternehmen auch noch im nächsten Jahr die richtige? Der Kauf neuer Software stellt dich vor viele Herausforderungen.
Da kommt schnell die Frage auf: Muss ich Software eigentlich kaufen – oder hat es nicht viel mehr Vorteile, Software einfach als Dienstleistung zu nutzen? Andreas Steyer, Head of Product Marketing bei NEVARIS, kennt die Antwort.
Immer häufiger nutzen auch Bauunternehmen die Vorteile von Software as a Service (SaaS). Unternehmen kaufen die Software dabei nicht, sondern zahlen für ihre Nutzung. Doch bei SaaS geht es um mehr als ein Abo-Modell. Im Kern bedeutet SaaS, dass die Software nicht auf den eigenen Computern installiert ist und auch die Daten nicht in der eigenen Firma liegen, sondern bei einem externen Dienstleister. Nutzt du SaaS, brauchst du daher keine eigenen Server mehr, da die Nutzung cloudbasiert ist, und musst keine Software mehr kaufen. Das hat viele Vorteile für Anwender.
Software as a Service – eine Definition
Software as a Service bedeutet, dass die notwendige IT-Infrastruktur für die Bedienung der Software und die Datenspeicherung nicht im eigenen Unternehmen liegen, sondern bei einem externen Dienstleister. Dies kann entweder der Anbieter der Software sein oder ein dritter Dienstleister. Nutzer kaufen die Software nicht, sondern zahlen für die Nutzung der Software einen monatlichen Beitrag.
1. SaaS-Vorteil: Es ist keine aufwendige IT-Infrastruktur mehr nötig
Der Aufbau und die Wartung einer leistungsfähigen IT-Umgebung auf dem aktuellen Stand der Technik ist ein enormer Kostenfaktor. Dagegen ist der große Vorteil von SaaS für Nutzer: Sie müssen gar nicht selbst in eine komplexe IT-Infrastruktur investieren. Die positive Folge: Wer keine eigenen Server hat,
- braucht weniger IT-Know-how im Unternehmen,
- hat keinen Installationsaufwand und
- spart eine Menge Geld.
Daher brauchen Bauunternehmen bei der durchgängigen Nutzung von SaaS keine große IT-Abteilung, sondern können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Unternehmen umgehen mit SaaS große anfängliche Kosten.
2. SaaS-Vorteil: Die Kosten verteilen sich und sind nutzungsbasiert
Der größte Kosteneffekt von Software as a Service zeigt sich sicherlich am Anfang: Die hohen Anschaffungskosten von Software fallen weg. Aber auch auf lange Sicht gesehen hat SaaS Vorteile. Nach einem Kauf gehört deinem Unternehmen zwar die Software, in der Regel fallen jedoch Servicegebühren für Updates und Support an. Auch wenn du die Software kaufst, hat dein Unternehmen damit laufende Kosten, die während der gesamten Nutzungszeit anfallen. Du zahlst also beim Kauf einer Software am Anfang viel und dazu noch eine laufende Servicepauschale. Bei SaaS ist das anders: Die Kosten verteilen sich über die gesamte Nutzungszeit und lassen sich dadurch flexibler gestalten. Besonders für kleine Unternehmen ist dies vorteilhaft.
Die Kosten bei SaaS sind außerdem oft nutzungsbasiert. 123erfasst bietet dies z. B. in der neuen Lösung für mobiles Flottenmanagement an. Hier orientiert sich der Preis nicht an der Zahl der Nutzer, sondern an der Anzahl der getrackten Geräte. Der monatliche Grundpreis schließt hier bereits zehn Geräte ein, die du in der Software anbinden kannst. Für jedes zusätzliche Gerät kommt eine weitere monatliche Zahlung dazu. So kannst du ganz flexibel deine Nutzungslizenzen ab- oder dazu bestellen.
Steuerlich ist diese Lösung auch vorteilhaft: Kaufst du die Software beispielsweise für 500.000 Euro, dann kannst du sie nicht sofort abschreiben, sondern die Abschreibungszeit läuft über drei bis fünf Jahre. Dagegen sind Nutzungskosten Betriebsausgaben, die du sofort zu 100 Prozent abschreiben kannst, genau wie z. B. beim Leasing. So kann sich SaaS steuerlich sogar rentieren. Der Vorteil: Du hast eine höhere Liquidität bei niedrigerem Investitionsrisiko.
3. SaaS-Vorteil: Du bist immer auf dem aktuellen Stand
Du bist zufrieden mit deiner Software und möchtest eigentlich gar nicht, dass sich irgendetwas ändert? Wenn Unternehmen sich an ein Programm gewöhnt haben, wollen sie oft nichts riskieren. Sie scheuen den Installationsaufwand und fürchten, dass die Software nach einem Update nicht mehr so gut funktioniert wie die Version davor. Auch dass Mitarbeiter wieder neu geschult werden müssen, ist eine weitverbreitete Angst. Die eigentliche Gefahr alter Software ist vielen Unternehmern dabei gar nicht bewusst:
Auf einem alten Softwarestand zu bleiben, ist ein riesiges Sicherheitsrisiko.
Heutzutage ändern sich die technischen Voraussetzungen schnell. Betriebssysteme werden dann nach einer gewissen Zeit nicht mehr unterstützt. Das führt zu extrem großen Sicherheitslücken. Zudem stehen alle neuen Funktionen nicht zur Verfügung. Auch gesetzliche Änderungen sind in alten Versionen nicht enthalten. Aber auch bei der Abwicklung von Projekten zeigt sich: Wer immer nur mit seiner alten Software arbeitet, wird bei modernen Arbeitsmethoden wie etwa BIM (Building Information Modelling) über kurz oder lang den Anschluss verpassen. In einem sich immer schneller entwickelnden digitalen Umfeld wird es extrem schwierig, wenn man auf dem technischen Stand von vor ein paar Jahren verharrt.
Mit SaaS stellen sich all diese Probleme nicht. Deine Software ist einfach immer aktuell. Neue Funktionen und Behebungen lästiger Fehler kommen nicht nur ein- bis zweimal im Jahr, sondern alle ein bis zwei Wochen. So entwickelt sich deine Software fast unmerklich immer weiter und du musst dich nicht immer wieder an völlig neue Versionen gewöhnen. Und das Beste: Für das Upgrade muss niemand in deinem Unternehmen einen Finger rühren. Das übernimmt alles dein Softwareanbieter.
4. SaaS-Vorteil mit einem professionellen Hoster: Deine Daten sind in der Regel sicherer als auf eigenen Servern
Eine weitverbreitete Sorge bei SaaS: als Unternehmen keine Kontrolle darüber zu haben, was mit den Daten passiert und wo sie liegen. Die Datensicherheit ist einer der größten Vorbehalte gegenüber der Cloud im Allgemeinen und gegen Software as a Service im Speziellen. Grundsätzlich stimmt es natürlich: Nutzt du SaaS, kannst du nicht in deinen Serverraum gehen und nach dem Rechten schauen. Doch die scheinbar höhere Sicherheit eines eigenen Servers ist letztlich ein Trugschluss. Komplette Sicherheit gäbe es nur, wenn dein Server Teil eines komplett abgeschotteten Systems wäre. Das bedeutet jedoch gleichzeitig, dass du weder aus dem Homeoffice noch von unterwegs auf die Daten zugreifen könntest. Sobald der Server eine Verbindung nach draußen hat, also beispielsweise über das Internet, gibt es auch ein Tor nach innen.
Was aber Datensicherheit angeht, sind Betreiber von Rechenzentren wesentlich erfahrener als IT-Abteilungen von Bauunternehmen. Und kein SaaS-Anbieter kann sich ein unsicheres Rechenzentrum leisten. Eine professionelle Cloud ist daher weit sicherer als ein Serverraum des eigenen Unternehmens.
Die Rechenzentren von professionellen Cloud- und SaaS-Anbietern sind weitaus besser geschützt als ein Serverraum eines mittelständischen Unternehmens.
FÜR DATENSICHERHEIT RECHENZENTREN IN DER EU NUTZEN
Die Daten von Bauunternehmen sind sensibel, beispielsweise, was die Kalkulationsdaten angeht. Dies ist der Datenschatz des Unternehmens. Daher darf es nicht zu einem Datenleck kommen. Die Wahl eines verlässlichen, renommierten Anbieters, der auf sichere Datenzentren in der EU setzt und alles in einem Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) dokumentiert, gewährleistet höchstmögliche Sicherheit. Alle Server von 123erfasst stehen in einem Frankfurter Rechenzentrum und sind streng gesichert.
5. SaaS-Vorteil: einfache Skalierbarkeit deines Unternehmens
Für Start-ups, aber auch für etablierte Bauunternehmen hat SaaS auch den Vorteil, leicht skalierbar zu sein. Ist dein Unternehmen in einer Wachstumsphase oder steht eine Umstrukturierung an, brauchst du dir mit einem SaaS-Angebot keine Gedanken über deine Serverkapazitäten oder deine Lizenz-Anzahl zu machen.
Brauchst du kurzfristig mehr Serverplatz, so werden mehr Ressourcen im Rechenzentrum freigeschaltet. Das ist natürlich sehr viel einfacher und geht deutlich schneller, als einen eigenen neuen Server aufzusetzen. Benötigst du vorübergehend mehr Lizenzen für ein großes Projekt, fügst du für den betreffenden Zeitraum einfach die benötigte Lizenz-Anzahl deinem Abo hinzu. Beim Kauf einer Software kannst du Lizenzen nicht so einfach zurückgeben, wenn du sie nicht mehr brauchst. Bei SaaS ist das kein Problem.
Unternehmenswachstum oder Spezialisierung sind mit SaaS leichter.
6. SaaS-Vorteil: Mit SaaS bist du sofort Homeoffice-kompatibel
Heutzutage müssen wichtige Daten ortsunabhängig überall verfügbar sein. Mobiles Arbeiten wird immer wichtiger. Wenn die Software auf einem Server in deinem Unternehmen installiert ist, musst du erst selbst die Voraussetzung dafür schaffen, dass Mitarbeitende sie auch außerhalb des Unternehmens nutzen können. Du musst dafür sorgen, dass das Arbeiten z. B. auch im Homeoffice problemlos klappt. Liegt jedoch schon alles in der Cloud beim Anbieter, ist es kein Problem, vom Homeoffice oder von der Baustelle aus darauf zuzugreifen. Das heißt also: Bei SaaS sind die Homeoffice-Kompatibilität und die Möglichkeit für mobiles Arbeiten von vornherein mit eingebaut. Und das ist in diesen Zeiten extrem wichtig geworden.
Es gibt also viele Vorteile von SaaS. Aber was ist dann mit den positiven emotionalen Aspekten, den sonst ein Kauf deiner Arbeitsmittel auslöst? Ganz einfach: Deine Mitarbeitenden werden sich freuen, immer mit aktueller, leistungsstarker Software arbeiten zu können. Ob diese gekauft oder gemietet ist oder ob sie auf dem Server deines Unternehmens oder zuverlässig im Rechenzentrum eines externen Anbieters läuft, ist ihnen egal. Und zufriedene Mitarbeitende sind immer noch das Positivste, was einem Unternehmen passieren kann.
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