So überzeugst du deine Mitarbeiter vom sinnvollen Einsatz digitaler Geräte
Die Einführung von Baustellensoftware im Unternehmen bringt es mit sich, dass Mitarbeiter Smartphones oder Tablets auf der Baustelle einsetzen. Manche Unternehmer fürchten, dass es dann gleich weitergeht mit WhatsApp, Instagram oder Candy Crush. Junge Mitarbeiter daddeln lieber, statt zu arbeiten – und ältere Arbeitnehmer fragen sich, warum sie nun auch noch mit dem Firmenhandy arbeiten sollen, wo die alten Prozesse doch eingespielt waren. Warum die Angst vor digitalen Geräten auf der Baustelle unbegründet ist und wie die Einführung von Apps für deine Mitarbeiter klappt, erfährst du in diesem Artikel.
Deine Mitarbeiter auf der Baustelle sind den ganzen Tag damit beschäftigt, Mauern zu bauen und zu verputzen, Rohre zu verlegen, Leitungen zu installieren. Das ist Handwerk und harte Arbeit. Mit Digitalisierung hat das erst mal nichts zu tun. Vielleicht ist es deshalb ein ungewohnter Gedanke, dass deine Mitarbeiter jedes Mal ihr Smartphone zücken, wenn sie einen Baufortschritt per Foto dokumentieren sollen oder ihre Arbeitszeit erfassen. Werden sie dadurch nicht abgelenkt und daddeln dann lieber, statt zu arbeiten? Die Erfahrung zeigt, dass diese Sorgen unbegründet sind. Apps können da eine ganze Menge Arbeit vereinfachen. Damit die Datenerfassung aber eine echte Zeitersparnis ist und Mitarbeiter möglichst wenig Zeit mit der App verbringen, muss sie einfach zu bedienen und benutzerfreundlich sein.
Jüngere Menschen organisieren sich längst ganz anders. „Dafür gibt’s doch eine App“, ist die Reaktion auf viele Fragen. Junge Mitarbeiter sind daran gewöhnt, per App auf dem Smartphone zu kommunizieren, Reisen und Verkehrsmittel zu buchen, zu navigieren, dabei auch die eigene Bewegung (und die von anderen) zu tracken – und manche finden sogar den Partner auf diese Weise.
Für alle Lebensbereiche gibt es die passende Smartphone-App – und jüngere Menschen setzen sie ganz selbstverständlich ein. Sie sind daran gewöhnt, ihr Smartphone für verschiedene Aufgaben zu nutzen. Das heißt auch: Mitarbeiter beginnen nicht sofort mit einem Spielemarathon, nur weil sie kurz ihr Handy rausholen. Für sie ist ihr Handy ein Werkzeug. Es schließt Fahrräder und E-Roller auf, scannt Dokumente oder trackt zurückgelegte Schritte. Nichts ist selbstverständlicher, als das Smartphone dann auch für die Arbeit zu verwenden.
Junge Mitarbeiter sind daran gewöhnt, Apps in allen Lebensbereichen einzusetzen
Ältere Mitarbeiter haben oft eine ablehnende Haltung, wenn sie hören, dass das Unternehmen Smartphones auf der Baustelle einsetzen möchte. Sie kennen die händischen Prozesse eben schon seit Jahrzehnten und haben sich schlicht daran gewöhnt. Meist nutzen sie auch privat eher selten eine App – höchstens WhatsApp.
Der überwiegende Teil von Unternehmen in der Baubranche setzen auch noch immer auf das manuelle Ausfüllen von Listen und Tabellen, etwa bei der Zeiterfassung oder der Disposition.
Viele Unternehmen setzen Smartphones, Tablets oder Digitalkameras ein – erst eine App macht es wirklich einfacher
Viele Unternehmen, die mit ihren Mitarbeitern auf Baustellen arbeiten, setzen ohnehin auf digitale Wege der Datenerfassungen. Besonders verbreitet ist dies bei der Fotodokumentation. Um beispielsweise einen Baufortschritt oder auftretende Mängel zu dokumentieren, machen Mitarbeiter Fotos mit dem Smartphone oder einem vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Tablet. Auch Digitalkameras sind dazu heute vielfach im Einsatz. Das macht den Prozess aber oft kompliziert: Fotos werden digital erfasst – allerdings ist es anschließend notwendig, die Daten auf den Firmenrechner zu überspielen. Ein Mitarbeiter muss alle Fotos passend zur jeweiligen Baustelle zuordnen und benennen. Schließlich muss er sie in das jeweilige Programm importieren, in dem eine Firma ihre Bilddaten verwaltet. Vielleicht ist das auch einfach nur ein Ordner auf dem Desktop des Bauleiters. Ein Ordner unter vielen. Das ist umständlich, unübersichtlich und fehleranfällig. Mit einer App geht es dagegen viel unkomplizierter. In einer Smartphone-App landen alle Daten sofort dort, wo sie hingehören.
Läuft die App auf den Smartphones der Mitarbeiter, muss niemand mehr auf der Baustelle das Formen-Tablet oder eine teure Kamera im Blick behalten.
Auch der Austausch der Daten über eine SD-Card entfällt – und Mitarbeiter müssen dafür nicht mehr extra ins Büro kommen. Denn das eigene Baustellen-Smartphone hat jeder immer bei sich und es passt in jede Tasche, sodass es bei der Arbeit nicht stört.
Die Digitalisierung der Disposition bringt spürbaren Zeitgewinn für Mitarbeiter
In Unternehmen, die mit Excel-Tabellen und ohne spezifisches Planungsprogramm arbeiten, bringt die Umstellung auf eine digitale App viele Vorteile für die Disposition. Bei einer Bauleiterbesprechung etwa schauen Mitarbeiter dann nicht mehr über ein Excel-Sheet, das sie anpassen – sondern alle sehen zusammen auf die digitale Disposition und planen damit. Statt eines großen ausgedruckten Plans stellen viele Unternehmen dann einfach einen Monitor auf, der dauerhaft die Einsatzplanung für jeden einsehbar anzeigt und sich minutenaktuell an geänderte Gegebenheiten anpasst. Bei der Disposition erkennen Mitarbeiter auf diese Weise schnell, dass Digitalisierung keine Spielerei ist, sondern einen Mehrwert bietet.
Mitarbeiter können von überall aus auf die App zugreifen
Ein weiterer Vorteil ist, dass Mitarbeiter auch von unterwegs auf die App zugreifen und die Planung aktualisieren können. Disponenten sehen auf ihrem Bildschirm auf einen Blick, wo welcher Mitarbeiter eingeplant ist. Mitarbeiter erfahren direkt in der App, wo sie täglich verplant sind. Das macht es etwa für Vorarbeiter einfach, weitere Arbeiter für eine Baustelle einzubuchen – inklusive der Zeiten. Dies erhöht die Akzeptanz bei Kollegen, da sie nicht erst durch eine lange Liste scrollen, ihr Projekt heraussuchen und dann die Mitarbeiter einbuchen müssen. Die App nimmt ihnen die Disposition ab.
Ein zusätzlicher Vorteil: Mitarbeiter sind nicht für Firmengeräte verantwortlich und müssen nicht dafür sorgen, dass sie geladen und immer am richtigen Platz sind und am Ende des Tages sicher verwahrt werden.
Teste die App in einer Pilotphase
Probieren geht über Studieren, das ist nicht nur ein Kalenderspruch, das weißt du aus langjähriger Erfahrung. Zum Glück kannst du Baustellensoftware einfach mal ausprobieren – und dich anschließend entscheiden, ob du sie in deinem Unternehmen einführen möchtest.
Wähle einfach die Module, die du für dein Unternehmen brauchst, und teste sie aus.
- Manche Firmen fahren am Anfang bewusst zweigleisig, das heißt, sie behalten zum Beispiel das alte System der Zeiterfassung mit Stundenzetteln, aber gleichzeitig beginnt die digitale Zeiterfassung per App. Auf diese Weise
können sie direkt vergleichen und sehen die Vorteile. Und die Mitarbeiter merken, wie gut die App läuft, wie wenig sie selbst tun müssen und haben weniger Vorbehalte gegen die Einführung. - Andere Unternehmer führen die App erst mal in ein, zwei kleineren Gruppen oder Kolonnen ein. Am besten in einer Gruppe, in der sie eine gewisse IT-Affinität der Mitarbeiter erkennen. Haben sie die App ein paar Wochen getestet, dann tragen sie ihre Erfahrungen und ihr Wissen von sich aus an die anderen Kollegen heran. Mitarbeiter tauschen sich aus, können ihre Fragen loswerden und sind aktiv in den Wandel einbezogen.
Je besser Mitarbeiter die Digitalisierung in ihren Arbeitsprozessen verstehen, desto stärker werden sie auch die Umstellung unterstützen.
Mobile Device Management ermöglicht den kontrollierten Einsatz von Smartphones und Tablets
Wer größere Kontrolle darüber behalten möchte, was Mitarbeiter mit ihren Firmenhandys oder Tablets tun, kann auf ein Mobile Device Management System zurückgreifen. Das System steuert, welche Anwendungen Nutzer auf dem Gerät installieren dürfen, und schränkt unerwünschten Gebrauch ein.
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