Success Dasenbrock2019-02-04T01:25:17+00:00

123erfasst bei Dasenbrock.

Ende 2016 führte die Dasenbrock Rohr- und Kabelverlegung GmbH aus dem niedersächsischen Vechta das System zur Zeiterfassung und mobilen Projektdokumentation der 123erfasst.de GmbH aus Lohne ein. Ziel war es, administrative Tätigkeiten zu verringern und die Baustellen rechtssicher zu dokumentieren. Der Leistungsschwerpunkt des niedersächsischen Unternehmens, das zur Firmengruppe Dasenbrock gehört, liegt im konventionellen Rohrleitungsbau. Das Verlegen von Gas-, Wasser- und Wärmeleitungen, Strom und Telekommunikationskabel gehört zum täglichen Geschäft, wobei der Schwerpunkt auf der Verlegung von Glasfaserkabeln für schnelle Internetverbindungen liegt. So baut Dasenbrock deutschlandweit Lichtwellenleiter-Trassen für viele namhafte Versorger. In der Vergangenheit hatten die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden handschriftlich aufgezeichnet. Leider passierte es immer wieder, dass Stundenzettel nicht rechtzeitig an die Lohnbuchhaltung weitergereicht wurden und manche Einträge fehlerheft waren. Dann mussten die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung die Stunden mühsam manuell ins Lohnprogramm eingeben. War diese aufwändige Vorgehensweise bei wenigen Mitarbeitern noch zu bewältigen, so ist es bei 40 Mitarbeitern nicht mehr praktikabel. Über eine Internetrecherche lernte der gelernte Tiefbauer und studierte Bau- und Wirtschaftsingenieur Thomas Dasenbrock das Zeiterfassungssystem 123erfasst kennen. Sowohl er als auch die Bauleiter und alle führenden Mitarbeiter evaluierten die Software. Die Funktionalitäten sowie das Preis-/Leistungsverhältnis überzeugte und man entschied sich daher, die Software einzusetzen. Daraufhin stattete die Schwesterfirma Dasenbrock Systemtechnik die Kollegen mit Smartphones aus und richtete mit Unterstützung der 123erfasst.de die App auf jedem Handy sowie die Software auf den Rechnern der Verwaltung ein. Hinterlegt werden Betriebsvereinbarungen wie betriebsinterne Kalender etc. Der Mitarbeiter bucht auf der Baustelle lediglich seine Anwesenheitszeit und das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt die Software dann an die Lohnsoftware.

Umfangreiche Dokumentation

Zum einen übernimmt die 123erfasst-App die Wetterdaten vom Deutschen Wetterdienst. Zum anderen können die Kollegen vor Ort die aktuellen Witterungsbedingungen zu beliebigen Zeitpunkten aufnehmen. Die erfassten Wetterdaten speichert die App im Bautagesbericht und protokolliert bei der Wettererfassung gleichzeitig Zeitpunkt und GPS-Koordinaten. Auch notieren die Mitarbeiter ihre Bemerkungen zu den einzelnen Tätigkeiten. Die Fotodokumentation ist neben der Zeiterfassung die am meisten genutzte Funktionalität des Programms, denn Dasenbrock dokumentiert alle Produktionsabläufe auf der Baustelle mit Fotos, Wetterdaten und Bemerkungen. Das beginnt mit der Aufnahme des Ist-Zustandes, reicht über die einzelnen Schritte im Bauablauf bis zur Fertigstellung des Projektes. Damit kann das Unternehmen aus Vechta eventuellen Mängelrügen seitens der Gemeinden und des Auftraggebers vorbeugen. „Zeigt die Gemeinde zum Beispiel an, dass der Bordstein abgesackt ist, weil wir mit einer Maschine darüber gefahren sein sollen, können wir mithilfe der Fotodokumentation nachweisen, dass der Bordstein schon vor unserer Baumaßnahme abgesackt war“, erläutert Thomas Dasenbrock.

Erhöhte Rechtssicherheit

Durch die optimal dokumentierten Prozessschritte hat die Dasenbrock Rohr- und Kabelverlegung eine erhöhte Rechtssicherheit. Können doch bei Tiefbauarbeiten nach Projektende die erbrachten Leistungen nicht mehr überprüft werden. Durch die der Rechnung angehängte Dokumentation sind dem Auftragsgeber sowohl die geleisteten Tätigkeiten als auch die ordnungsgemäße Durchführung ersichtlich. Darüber hinaus dokumentieren die Mitarbeiter morgens und abends die Baustellensicherungen. Dadurch können eventuelle Schadensforderungen, sofern diese unbegründet sind, von vorneherein abgewiesen werden. Auch ist das Unternehmen nach AMS Bau der BG Bau zertifiziert. Für das Unfallmanagementsystem müssen Unfälle in einem sogenannten „Verbandbuch“ protokolliert werden, das in der Software hinterlegt ist. Sollte einem Mitarbeiter etwas passieren und er zum Beispiel ein Pflaster oder einen Verband benötigen, kann dieses gleich im Verbandsbuch mit Foto vermerkt werden. So stellt Dasenbrock sicher, dass auch die Daten eines Kleinstunfalls gesichert im System vorhanden sind.

Nachunternehmerleistungen erfassen

Ein großes Risiko für Bauunternehmen, die Subunternehmer einsetzen, besteht darin, dass diese ihre Leistungen nicht ordnungsgemäß erbringen. Damit das nicht passiert, müssen auch die Nachunternehmen ihre Leistungen nach einem strengen Katalog mittels 123erfasst dokumentieren. Nur dann können sie prüfungsrelevante Rechnungen schreiben. Thomas Dasenbrock dazu: „Wir unterweisen die ausführende Firma in der Handhabung der 123erfasst-App und statten diese, wenn notwendig, auch mit Smartphones aus.“

Unmittelbarer Zugriff auf Baustellendaten

Seit der Einführung der Software Ende 2016 hat sich für Dasenbrock der Informationsfluss signifikant optimiert. Bauleitung, Werkstatt und Verwaltung haben unmittelbaren Zugriff auf die Baustellendaten. Dadurch ist der gesamte Ablauf im Unternehmen transparenter geworden und führte zur größeren Zufriedenheit der Mitarbeiter, denn heute ist niemand mehr vom Informationsfluss abgeschnitten. Thomas Dasenbrock erklärt: „Haben wir in der Vergangenheit einmal die Woche die Mitarbeiter über eine gemeinsame Bauleitersitzung auf den neuestens Stand gebracht, so nimmt das heute viel weniger Zeit in Anspruch, weil jeder auf alle Baustellen Zugriff hat und sieht, was die Kollegen machen.“ Für den Firmenchef ist die rechtsichere Dokumentation der Baustellen neben der zeitnahen Abrechnung extrem wichtig. Denn je früher abgerechnet wird, desto eher ist das Geld auf dem Konto. Die Rechnungen, denen die Bautagesberichte mit der Fotodokumentation angehängt sind, lassen dem Auftraggeber keine Fragen offen und sind somit prüffähig sind. Auch bedeutet heute die Durchführung der Lohnabrechnung für die Verwaltung einen erheblich geringeren Arbeitsaufwand, sind die Daten doch zeitnah in der Zentrale und werden automatisch an das Lohnprogramm übermittelt. Der Aufwand für umfangreiche Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an.www.123erfasst.de und www.dasenbrock.de

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