Transparenz und Zeitersparnis – 123erfasst unterstützt Einsatz von Maschinen, Material und Mitarbeitern

Johannes Münsinger setzt bei der Digitalisierung der Baustellen auf 123erfasst

Das Familienunternehmen Münsinger Erdbau GmbH aus dem bayrischen Blossenau deckt ein breites Spektrum im Bereich Tiefbau ab und geht gerne neue Wege. „Wir sind im technischen Bereich immer einen Schritt voraus, auch was optimierte Lösungen im Arbeitsbereich angeht“, erläutert Juniorchef Johannes Münsinger. Er möchte für die vielen Sonderlösungen, die das Unternehmen anbietet, ein leistungsfähiges und flexibles Zeiterfassungsprogramm. Fündig wurde der Betrieb bei 123erfasst, der mobilen Baustellenmanagementsoftware.

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Das 1952 im ländlichen Blossenau gegründete Unternehmen arbeitet schwerpunktmäßig im Wasserleitungs-, Kanal- und Rohrleitungsbau und gestaltet mit Erdbauarbeiten Gewerbegebiete, Neubaugebiete, Wege, Straßen, Biotope und Gewässer. Darüber hinaus verkabelt der Mittelständler unter und über der Erde und sorgt für die funktionierende Energieversorgung in privaten Häusern, Gewerbegebieten und Stadt- und Ortsteilen. Fuhrleistungen von Material, Maschinen, Kies, Schotter, Sand oder Bitumen im Thermofass gehören auch zum Portfolio des Familienbetriebs. Zu den Kunden zählen hauptsächlich öffentliche Auftraggeber und größere Gewerbeunternehmen im Umkreis von 50 Kilometern. Münsinger wird aber auch bei privaten Auftraggebern tätig.

Flexible Software gesucht

Zu Beginn der 2000er Jahre hatte sich Münsinger ein Dispositionsprogramm entwickeln lassen, das die sowohl langen als auch kurzen Einsätze flexibel abdeckt. Allerdings entwickelte man dieses nicht mehr weiter. Johannes Münsinger, M.Sc., der zusammen mit seinem Vater Dipl.-Ing. (Univ.) Ernst Josef die Geschäfte führt, ließ sich 2017 alle relevanten Zeiterfassungssysteme präsentieren. Die Entscheidung fiel wegen der umfassenden Funktionalitäten auf die mobile Baustellenmanagementsoftware 123erfasst. Bauingenieur Münsinger dazu: „123erfasst war in den für uns relevanten Funktionen wie Zeiterfassung, Planung und Erfassung der Baumaschinen und Materialien sowie Fotodokumentation am weitesten entwickelt und ausgereift.“

Die Wertschätzung der 70 Mitarbeiter steht bei Münsinger an erster Stelle. Deshalb sind Arbeitserleichterungen für die Mitarbeiter und ein verbesserter Informationsaustausch zwischen Büro und Baustellen besonders wichtig. Außerdem legt das Unternehmen auf die Durchgängigkeit der Daten von der Erfassung, über die Abrechnung bis hin zur Löhnung großen Wert. So konnten durch die von 123erfasst konfigurierten Datenschnittstellen erhebliche Effizienzsteigerungen im Büroalltag erreicht werden.

Alle Mitarbeiter mit Smartphones ausgestattet

Münsinger stattete alle gewerblichen Mitarbeiter mit Smartphones aus, auf denen die 123erfasst App installiert wurde. Reagierten die Mitarbeiter anfangs skeptisch auf die neue Arbeitsweise, so sind sie mittlerweile froh, dass sie keine Stundenzettel mehr schreiben müssen und sich jederzeit über ihre Einsätze informieren können. Heute loggt sich jeder zu Arbeitsbeginn in 123erfasst ein, meldet sich an der Baustelle an und bucht seine Anwesenheitszeit. Das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen. Die daraus resultierenden Ergebnisse überträgt die Software in Echtzeit auf einen Server.

Dazu musste der Betrieb sein Zeiterfassungskonzept nicht umstellen, sondern das Programm passte sich der Arbeitsweise an. Münsinger hinterlegte im Regeldesigner die individuellen Betriebsvereinbarungen. Dies können firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten sein. Der Mitarbeiter bucht auf der Baustelle lediglich seine Anwesenheitszeit und das System ergänzt die erfassten Stunden über die im Regelwerk hinterlegten Informationen. Johannes Münsinger: „Im Büro kann per GPS überprüft werden, ob die Stempelung der Tätigkeiten plausibel sowie die Baustelle die richtige ist. Ist das der Fall, werden die Daten an die Lohnbuchhaltung übergeben.“

Der Polier koordiniert seine Baustelle mit Hilfe von 123 erfasst.

Maschinen und Material erfassen

Nutzen die Unternehmen in den meisten Fällen erst einmal nur die Zeiterfassung, so hat das Bauunternehmen von Anfang an auch den Einsatz der Baumaschinen und Geräte sowie sämtliche Materialien, die mit den LKW transportiert werden, dokumentiert. Bei letzterem erfassen die Fahrer die transportierten Materialien mit Lieferscheinnummer, Lieferanten und Materialart.

Zwecks Erfassung der Baumaschinen bietet 123erfasst zwei Möglichkeiten. Sind die Geräte den ganzen Tag auf einer Baustelle, erzeugt Münsinger mit den zuvor hinterlegten Daten eine Tagespauschale. Natürlich können die Geräte auch per Zeit angerechnet werden. Johannes Münsinger erläutert: „Auf Baustellen kommt es immer wieder vor, dass Anwohner anfragen, ob wir kurz eine Mauer einreißen oder im Garten Erdbewegungen vornehmen können.“ Die Zeiten sind mit der App schnell eingegeben. Die Mitarbeiter in der Zentrale überprüfen per GPS-Ortung, ob das Gerät auf der richtigen Baustelle eingeloggt war und übertragen dann die Daten an das Fakturierungsprogramm.

Mitarbeiter scannt QR-Code der Baumaschine

Schnelle Rechnungsstellung

Damit das funktioniert, hat sich Münsinger für das selbst entwickelte Programm für Betriebsbuchhaltung und Rechnungslegung eine Schnittstelle programmieren lassen, so dass die kompletten Geräte- und Materialdaten per Knopfdruck zwecks Rechnungslegung übertragen werden. Der große Vorteil dabei ist, dass einerseits keine Übertragungsfehler entstehen, Plausibilitätsprüfungen schnell durchgeführt sind und die Rechnungslegung zeitnah erfolgt. Auch nutzt der Betrieb die Daten zur Nachkalkulation der Projekte.

Im Büro laufen alle Informationen von 123erfasst zusammen

Prozesse optimiert

Bei der Einführung von 123erfasst hat der Bauingenieur alle Prozesse überdacht, vereinheitlich und verschlankt. Das führte zu einer zeitlichen Optimierung. Heute ist die detaillierte Vorbereitung der einzelnen Baustellen mit der dazugehörigen Einsatzplanung der Mitarbeiter, Baumaschinen und Geräten ein wesentlicher Baustein, von denen der Geschäftsführer profitiert. Auch erspart sich Münsinger die eine oder andere Fahrt zur Baustelle, da er sich vom Büro sowie abends von zuhause einloggen kann und sich über den Baufortschritt anhand der Fotodokumentation informiert.

Verbesserte Kommunikation und flexiblere Planung

Durch 123erfasst ist der Mitarbeiter heute bedeutend besser informiert. Er kann nicht nur seine Einsatzplanung abfragen, sondern sieht auch, welches Gerät auf welcher Baustelle eingeplant ist. Benötigt er kurzfristig zum Beispiel einen Radlader, der auf einer anderen Baustelle steht, so fragt er einfach beim Polier an. Darüber hinaus kann er problemlos nachschauen, was er in den letzten Tagen gestempelt hat.

Da Münsinger sowohl Baustellen mit einer Laufzeit von mehreren Monaten als auch viele Baustellen hat, die sich nur über einen oder mehrere Tage erstrecken, erstellt der Geschäftsführer eine grobe Vorplanung und plant kurzfristig detailliert die Einsätze der nächsten Woche. Die 123erfasst-App informiert die Mitarbeiter proaktiv in Echtzeit darüber. Dadurch verringert sich sowohl für die Mitarbeiter als auch für Münsinger der Aufwand der Personaleinsatzplanung erheblich. Außerdem sind damit nicht nur langfristige Einsätze, sondern auch kurzfristige Änderungen zeitsparend und revisionssicher dokumentiert sowie mit den jeweiligen Personen kommuniziert. Der Mitarbeiter öffnet den Planungseintrag direkt über die Push-Benachrichtigung. Dort ist die Baustelle mit ihren Geokoordinaten hinterlegt. Wenn gewünscht, öffnet sich Google Maps, um den Mitarbeiter mit dem Fahrzeug zur Baustelle zu navigieren.

Münsinger möchte mit dem 123erfasst-Softwarepaket weiterhin Vorreiter in der Region sein. „Indem wir die Digitalisierung vorantreiben, positionieren wir uns in der Region als attraktiver Arbeitgeber und zuverlässiger Geschäftspartner. Die 123erfasst Software ist für uns ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur digitalen Baustelle.“

Baustellenbesprechung mit Geschäftsführer Johannes Münsinger
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