Immer einen Überblick über die Flotte – 123fleet macht’s möglich

Immer einen Überblick über die Flotte – 123fleet macht’s möglich

Die Meliorations-, Straßen und Tiefbau GmbH (MST) aus Laucha setzt auf eine effiziente und transparente Verwaltung. Dafür sorgt nicht nur ein ERP-System sondern auch Software aus dem Hause 123erfasst. Seit 2018 erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital. 2020 führte der Mittelständler das herstellerübergreifende Ortungsportal für die automatische Erfassung von Baumaschinen und Geräteleistungen des Softwarehauses ein.

Wo andere Urlaub machen, fährt das Bauunternehmen aus dem südlichen Sachsen-Anhalt seit der Gründung 1967 als Meliorationsgesellschaft schweres Gerät auf. Seit der Wiedervereinigung ist der Mittelständler in privaten Händen und firmiert seit 1990 als GmbH unter dem Namen MST. Damit gibt er die damaligen Kernkompetenzen ‑ Melioration, Straßenbau, Tiefbau – wieder. Heute liegt allerdings der Fokus auf Straßen- und Tiefbauprojekten. Ansässig zwischen drei baurelevanten Knotenpunkten Mitteldeutschlands realisiert der Ausbildungsbetrieb mit 135 Mitarbeitenden und eigenem Maschinenpark schwerpunktmäßig Projekte in Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen. Auftraggeber sind vor allem Landesbaubetriebe, Versorgungsunternehmen, Kommunen, Zweckverbände und private Investoren.

Leb’ wohl, Zettelwirtschaft

Vor vier Jahren begann man mit der Digitalisierung und führte zuerst ein ERP-System ein. Aber schon damals war klar, dass auch die handgeschriebenen Stundenzettel digitalisiert gehören.

Mit der Einführung von 123erfasst hatte diese Situation ein Ende. Dipl.-Ing. Sven Meinhardt, Leiter der Maschinentechnischen Abteilung, hatte die App auf einer Veranstaltung des VDBUM kennengelernt. Fasziniert von der Einfachheit der Handhabung und der schnellen Übertragung der Daten von der Baustelle ins Büro, entschied man sich für den Einsatz. MST stattete daraufhin 120 Mitarbeiter mit Smartphones aus, auf denen die App installiert war. In der Zentrale werden die Stammdaten der Baustellen sowie die individuellen Betriebsvereinbarungen hinterlegt.

Heute bucht der Mitarbeiter auf der Baustelle lediglich seine Anwesenheitszeit und das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen und übermittelt die daraus resultierenden Ergebnisse zeitnah – sofern eine Funk-Verbindung besteht – an die Lohnbuchhaltung. Sollte keine Verbindung bestehen, was in der ländlichen Region öfter vorkommt, überträgt die App die Daten sobald eine Verbindung wieder besteht.

Immer einen Überblick über die Flotte – 123fleet macht’s möglich

Transparenz und Zeitersparnis

Der Vorteil durch den Einsatz der 123erfasst-App ist für MST enorm. In früheren Zeiten konnte manchmal der Monatsabschluss nicht rechtzeitig erstellt werden, da Stundenzettel fehlten und nachgeforscht werden muss. Außerdem schlichen sich Ungereimtheiten ein, weil manche Kollegen erst am Ende der Woche die Stunden aufschrieben. All das gehört nun der Vergangenheit an. Heute sind die Mitarbeiter von der einfachen Handhabung überzeugt, denn es spart sowohl ihre Zeit als auch die Zeit der Kolleg*innen in in der Lohnbuchhaltung. Der Aufwand für Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an.

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Win-Win-Situation

Begeistert von 123erfasst, stellte sich Sven Meinhardt als Beta-Tester für das Ortungsportal 123fleet, die Erweiterung um die Bereiche Geräte und Geräteautomatisierung, zur Verfügung. In dieser Phase testete er das Portal auf Herz und Nieren, gab Fehlermeldungen, Wünsche aber auch Möglichkeiten der Optimierung und der Handhabung an das Entwicklungs-Team weiter. „Ich hatte während der Test-Phase immer eine Ansprechpartnerin, die meine Ideen aufnahm und auch mit mir diskutierte“, erklärt der Leiter Maschinentechnik. „Umgesetzt wurden meine Vorschläge natürlich auch.“ Eine Win-win-Situation sowohl für MST als auch für das Softwarehaus.

Das Arbeiten in der Testphase mit 123fleet überzeugte Sven Meinhardt. Besonders wichtig ist für ihn die Anbindung der Maschinen verschiedener Hersteller. Geräte, die keine Telematikanbindung haben, rüstet er sukzessive nach, damit er diese auch einfach in 123fleet verfolgen kann. Momentan sind 100 Geräte an das Ortungsportal angebunden. Geplant sind bis Ende 2022 weitere 200 Geräte aufgeteilt in Leistungs- und Bereitstellungsgeräte hinzuzufügen. Meinhardt freut sich über die automatische Ermittlung der Informationen: „123fleet ermittelt die Leistungs- und Ortungsdaten anhand der hinterlegten Projekte und verbucht diese auf die entsprechenden Baustellen.“ Dadurch entfällt die mühselige manuelle Übertragung und Verbuchung.

Bei Projektbeginn zieht Meinhardt um die entsprechende Baustelle ein Geofenster, entweder einen Kreis oder ein Polygon, abhängig von der jeweiligen Geländesituation. Befinden sich die mit Telematik ausgerüsteten Baumaschinen und Geräte innerhalb dieses Fensters, erfolgt die Zuordnung und Erfassung der Geräte, Betriebsstunden sowie Zählerstände automatisch.

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Visuelles Aufbereiten der Gerätelaufzeiten

Die Anwendung stellt die gesamte Flotte in einer intuitiven Kartenansicht dar. Die visuelle Aufbereitung der Laufzeiten ermöglicht es Meinhardt, die Flotte zusammen mit den Bauleitern wirtschaftlicher zu planen. So hat der Ingenieur die Geräte immer im Blick, sieht, auf welcher Baustelle sich diese befinden und welche Leistungen sie aktuell erbringen. Auswertungen über die Gerätetypen, Geräteleistungen, Wartungszyklen der Geräte pro Projekt etc. sind möglich und erleichtern ihm die Arbeit.

123erfasst ist per Schnittstelle an das ERP-System angebunden, eine weitere Schnittstelle für den Transfer der Maschinendaten ist in Planung. Dann kann Meinhardt zukünftig auch die erfassten Einsatzzeiten und Leistungen zur weiteren Bearbeitung direkt einlesen und diese Auftraggebern und Kostenstellen zuweisen.

Die Arbeitsweise hat sich von der Erfassung auf Papier zur digitalen Aufzeichung gewandelt und bietet dem Unternehmen sowohl eine enorme Zeitersparnis als auch Transparenz. Mit 123fleet erhält MST einen exakten Überblick über den Geräteeinsatz und die Auslastung der Baustellen-Flotte und kann so deren Einsatz weiterhin optimieren. Auch die Prüfungs- und Wartungszyklen verwaltet Meinhardt jetzt damit. Mit 123fleet richtet er die Maßnahmen je nach Gesetzesanforderungen, Gerätetyp oder Herstellervorgabe ein. „Eine Übersicht zeigt mir die hinterlegten und zu berücksichtigenden Maßnahmen sowie den Status je nach Fälligkeit“, erklärt der Ingenieur. „Darüber hinaus sehe ich die Fälligkeit der Wartung anhand aktueller Zähler- oder Kilometerstände.“ So spart der Mittelständler durch die Automatisierung des Maschinenparks Zeit und kann seine Produktivität noch weiter erhöhen.

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Bildnachweise: 123erfasst/Timo Lutz Werbefotografie.

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