Du suchst eine Bautagebuch-Vorlage?

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Du suchst eine Bautagebuch-Vorlage?

Ein Artikel von …

Greta Wulf, Kunden-Support bei 123erfasst.

Wieso führst du deinen Bautagesbericht nicht einfach digital – und sagst der Zettelwirtschaft ade?

Ein Bautagebuch dokumentiert den Stand des Bauprojekts. Es dient zum Nachweis für erbrachte Leistungen, ebenso wie für Mängel und Schäden. Und es kann bei Streitigkeiten auch vor Gericht herangezogen werden. Das Führen eines Bautagebuchs kann allerdings ziemlich mühsam sein. Warum eine digitale Bautagebuch-Vorlage sinnvoll ist und wie sie die Arbeit erleichtert, weiß Greta Wulf, Kunden-Support bei 123erfasst.

Bei Fragen zum genauen Stand einer Baustelle kann es ganz schön aufwendig werden, die Akten zu durchsuchen und den betreffenden Tag zu finden, an dem eine Leistung erbracht wurde. Für die Rechnungslegung ist ein Bautagebuch deshalb ebenso wichtig wie für die Abwicklung von Schäden und Mängeln. Bei jedem kommerziellen Bauprojekt ist die Bauleitung verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen – und das täglich, mindestens jedoch bei jedem Baustellenbesuch. Das Bautagebuch muss von allen Beteiligten (Bauleiter, Bauherr und Handwerker) unterschrieben werden. Das alles kann in der Praxis sehr mühsam werden.

Ein Bautagebuch mit Stift und Zettel zu führen, hat Nachteile

Viele Bauunternehmen führen ihr Bautagebuch noch per Hand auf Papier. Dabei hat die Methode viele Nachteile:

  • Fehlende Struktur der Informationen: Bei handschriftlichen Notizen beachten Mitarbeiter oft kein Format, die Daten müssen dann im Nachhinein strukturiert und aufbereitet werden.
  • Zettel gehen verloren: Jeder einzelne Zettel muss anschließend bei der Buchhaltung landen – doch fehlende Zettel, etwa bei der Zeiterfassung, bereiten in der Realität immer wieder Kopfzerbrechen.
  • Aufwendiger händischer Übertrag: Handschriftliche Einträge werden abgeheftet und anschließend händisch in Tabellen übertragen. Das ist umständlich und kostet Zeit. Das Übertragen ist zudem fehleranfällig – und erfahrungsgemäß sind viele Handschriften schwer zu entziffern.
  • Wichtige Informationen fehlen: Den Einträgen fehlen eine Zeit- und Wettermarke. Das ist besonders bei witterungsbedingten Verzögerungen der Arbeiten ein Nachteil.
  • Keine einheitlichen Standards für Fotos: Fotos zur Dokumentation werden in vielen Unternehmen oft noch per WhatsApp oder E-Mail verschickt. Auch hier fehlen dann Wetterinformationen und die Zeitmarke. Da Bilder nicht immer zuverlässig gespeichert und in den richtigen Ordnern abgelegt werden, ist auch dieses Vorgehen eine große Fehlerquelle   ieser umständliche Ablauf bedeutet, dass Daten nicht in Echtzeit verfügbar sind. Lücken lassen sich so oft erst erkennen, wenn es schon zu spät ist.

Die Nachteile sind offensichtlich, doch viele Unternehmen scheuen sich, digitale Methoden zu nutzen. Dabei ist die Umstellung unkompliziert und hat viele Vorteile.

Der größte Nachteil, den viele einzeln erfasste Informationen haben:
Deine Mitarbeiter müssen sie zeitaufwendig zusammenführen.

Nutze die Vorteile einer digitalen Bautagebuch-Vorlage

Eine smarte Lösung ist ein digitales Bautagebuch, in dem alle erfassten Informationen automatisch zusammenfließen, wie das Bautagebuch von 123erfasst. Mit einer digitalen Bautagebuch-Vorlage lassen sich alle Bauprojekte dokumentieren und Bauziele besser überwachen. Deine Mitarbeiter können Arbeitszeiten digital erfassen und deine Baustellendaten wie Materialien durch Fotodokumentation sichern. Die Software führt diese Informationen dann im Bautagebuch zusammen. Besonders  ist eine App. Sie ist ist einfach zu bedienen – Spracheingabe ist ebenfalls möglich – und die Information ist sofort in Echtzeit für alle Akteure verfügbar. Aus den Einzelinformationen macht die App einen strukturiert aufbereiteten Bericht. Wetterdaten, Datum und Zeitmarken fügt sie automatisch hinzu und auch Kommentare sind immer an Ort und Stelle. Viele Bauunternehmen haben mit diesen Funktionen eines  digitalen Bautagebuchs gute Erfahrungen gemacht.

Mit dem digitalen Bautagebuch hast du jederzeit einen aktuellen Überblick über den Fortschritt auf deiner Baustelle und kommst gleichzeitig deiner Dokumentationspflicht nach.

Dabei macht die digitale Erfassung und Aufbereitung das Führen des Bautagebuchs bequem und zuverlässig. Der Vorteil: Daten können mobil von überall ins System eingegeben werden und du hast jederzeit und in Echtzeit Zugriff auf alle Informationen – strukturiert und übersichtlich.

Diese Informationen sollte dein digitales Bautagebuch enthalten

Das digitale Bautagebuch enthält alle Informationen, die für dich wichtig sind und gleichzeitig der Dokumentationspflicht genügen:

  • Daten der Baustelle (inklusive Projektnummer, anwesende Mitarbeiter etc.)
  • Daten über Nachunternehmer
  • ausgeführte Arbeiten
  • verwendete Materialien
  • verwendete Geräte
  • Baufortschritt
  • Mängel
  • Witterungsbedingungen (Niederschlag, Temperatur etc.)

Durch digitale Bautagebuch-Vorlagen arbeiten mehrere Projektbeteiligte effizient zusammen

Eine digitale Arbeitsweise macht auch die Zusammenarbeit einfacher. Gibst du dem Bauherrn oder Architekten Zugriff auf das digitale Bautagebuch, so sorgt dies für eine transparente und reibungslose Zusammenarbeit. Alle Projektbeteiligten sind immer auf demselben Stand – dies sorgt für Vertrauen und gute Zusammenarbeit und beugt Missverständnissen vor.

Die Bautagebuchvorlage ist mit deinem Firmenlogo oder individualisiertem Layout möglich

Alle Daten deiner Baustelle werden in der Bautagebuch-App übersichtlich strukturiert dargestellt. Um das Layout des Bautagebuchs brauchst du dir deshalb keine Gedanken zu machen. Die Daten werden dadurch leicht vergleichbar. Und der Vorteil: Du musst nichts unterschreiben, das digitale Bautagebuch ist ohne Unterschrift gültig.

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Mit ein paar Klicks kannst du außerdem dein Unternehmenslogo hinzufügen, damit es beispielsweise auf Ausdrucken erscheint. Ein individuelles Layout ist auf Anfrage möglich.

Die Vorteile der digitalen Bautagebuch-Vorlage auf einen Blick

  • Alle Daten sind überall in Echtzeit verfügbar. Die Synchronisierung passiert, sobald Netz verfügbar ist.
  • Durch die standardisierte Eingabe erfassen alle Mitarbeiter identisch, dadurch gibt es keine Missverständnisse und weniger Rückfragen.
  • Daten können komfortabel per Spracheingabe eingegeben werden – kein lästiges Schreiben mehr.
  • Ein übersichtliches Layout gibt das Bauprojekt Tag für Tag wieder. Das Firmenlogo kann einfach hinzugefügt werden – auch für die Druckversion. Individuelle Anpassungen sind möglich.
  • Der Ausdruck ist ohne Unterschrift gültig.
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Die Einführung eines digitalen Bautagebuchs ist oft einfacher als gedacht: Die App nimmt dir und deinen Mitarbeitern viel Arbeit ab, strukturiert die Informationen sinnvoll und zuverlässig und macht sie in Echtzeit und von überall zugänglich. Melde dich bei uns, wenn du mehr hierzu wissen möchtest.

Greta Wulf
Kunden-Support bei 123erfasst