Zeiterfassung mit 123erfasst.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle per App auf dem Smartphone

Mit der von 123erfasst.de entwickelten Arbeitszeiterfassung-App können die Mitarbeiter auf der Baustelle oder der Kolonnenführer mit dem iPhone oder einem Android-Smartphone die Stundenzettel mit den persönlichen Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter oder denen einer ganzen Kolonne ausfüllen. Dazu loggen sich die Mitarbeiter in 123erfasst ein, melden sich an der Baustelle an und buchen ihre Anwesenheitszeit. Dabei erfasst der Kolonnenführer auch für seine Mitarbeiter die Zeiten in der App zur Arbeitszeiterfassung. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Dies gelingt auch durch Zeiterfassung mit GPS-Koordinaten. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, das jeweils wenige Finger-Klicks ausreichen. Die Daten der mobilen Zeiterfassung der Baustelle stehen im Büro z.B. für die Abrechnungen und Bautagesberichte quasi sofort zur Verfügung. Die aufbereiten Daten können den am Projekt beteiligten Personen mittels individueller Zugriffsberechtigung online zur Verfügung gestellt werden – ein riesiger Vorteil gegenüber Stundenzetteln oder Rapportzetteln. Die mobile Zeiterfassung im Handwerk kann natürlich auch um stationäre Zeiterfassungsterminals, PCs, Laptops, etc. ergänzt werden.

Digital werden die Informationen wie Zeit, Leistung, Standort, Wetter, Material, Geräteeinsatz und Fotos zur Dokumentation in Echtzeit auf einen Server und in die Buchhaltung übertragen. Mit der App zur Arbeitszeiterfassung steht dem Firmenbüro sofort digitalisiert zur Verfügung – und das fernab vom Einsatzort. Mit mobiler Zeiterfassung im Handwerk gehört ein langwieriges, handschriftliches Ausfüllen von Stundenzetteln der Vergangenheit an. Sollten sich Ihre Mitarbeiter in einem Funkloch befinden, können diese die Rapportzettel trotzdem digital ausfüllen. Sobald das Smartphone wieder Verbindung zum Internet hat, übermittelt es die Daten an die Zentrale.

In dem in der Arbeitszeiterfassungs-App integrierten Regeldesigner hinterlegt die ausführende Firma ihre individuellen Betriebsvereinbarungen. Dies können firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten sein. Der Mitarbeiter bucht mit der mobilen Zeiterfassung auf der Baustelle lediglich seine Anwesenheitszeit als eine Art digitaler Stundenzettel/Rapportzettel und das System ergänzt die erfassten Stunden über die im Regelwerk hinterlegten Informationen. Die daraus resultierenden Ergebnisse werden an eine Lohnsoftware oder einen Baulohn-Abrechner übermittelt.

Fehlerminimierung und schnelle Ergebnisse mit mobiler Zeiterfassung auf der Baustelle

Die Vorteile ergeben sich durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses in einer App. Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Stundenzettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten aus den Rapportzetteln eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter auf der Baustelle mobile Zeiterfassung vorgenommen hat. Die Personalabteilung profitiert von dem Prozess doppelt. Zum einen erfolgt die monatliche Stundenaufbereitung automatisiert, das Ergebnis steht auf Knopfdruck zur Verfügung. Zum anderen entfallen die Anfragen der Mitarbeiter, da diese ihr Arbeitszeitkonto via Smartphone abfragen können. Die Zeiterfassung-App ist für Android und iPhone erhältlich. Für den Bauleiter ist ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt und das unabhängig davon, ob er sich in der Zentrale befindet oder sich mit seinem Notebook unterwegs einloggt. Das ermöglicht die GPS-Zeiterfassung.

Durch schnellen Informationszugang Zeit und Geld sparen

Die Bauleitung erhält durch die digital ausgefüllten Rapportzettel aktuelle Informationen über die Anzahl der Mitarbeiter mit Leistungsergebnissen als Bautagesbericht. Die Mitarbeiter erhalten über den Online-Zugang Einsicht in ihr Stundenkonto. Und für den Unternehmer vereinfacht und beschleunigen sich dank der mobilen Zeiterfassung die Nachkalkulation, die Fakturierung und die Lohnabrechnung. Tage-, Wochen- und Monatsberichte zur Dokumentation von Abläufen erstellt 123erfasst automatisch. Durch diesen schnellen Informationszugang sparen sowohl die Mitarbeit als auch die Geschäftsführung Zeit, die sie ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle vermittelt Informationen über tatsächliche Aufwände der Nachunternehmer

Allerdings können die Mitarbeiter auf der Baustelle nicht nur ihre Zeiten per App auf dem Smartphone erfassen, um diese an die Lohnsoftware oder Baulohn-Abrechner zu übermitteln, sondern auch die Leistungen der Nachunternehmer. Analog zur Zeiterfassung auf der Baustelle ist bei der Erfassung der Nachunternehmerleistungen auch die Unterteilung weiterer Aufteilungsebenen auf Bauteile und Baubereiche möglich. Dadurch erhalten Sie zum einen vollständige Informationen für die Bautagesberichte, zum anderen erhalten sie bei Festpreis-Vergaben wertvolle Anhaltspunkte über tatsächliche Aufwände. Dies können wichtige Informationen für nachfolgende Vergabegespräche sein.