Zukunft der Baubranche: 80% der Bauunternehmen haben bei der Digitalisierung gepennt

Zukunft der Baubranche: 80% der Bauunternehmen haben bei der Digitalisierung gepennt
Zukunft der Baubranche: 80% der Bauunternehmen haben bei der Digitalisierung gepennt

Ein Artikel von …

Jürgen Bruns, Bauunternehmer und Gründer von 123erfasst

Und die meisten wissen es gar nicht. Woran du merkst, ob deine Baufirma zukunftsfähig ist – und 6 Vorteile der Digitalisierung

„Digitalisierung? Nö, das haben wir schon immer ohne gemacht!“ Baufirmen, die das behaupten, wird es in den nächsten Jahren nicht mehr geben. Davon ist Bauunternehmer und 123erfasst-Gründer Jürgen Bruns überzeugt. Lies hier, wie du dein Bauunternehmen mit digitalen Prozessen fit für die Zukunft machst und welche Stellschrauben du dafür nutzen kannst.

Zukunft der Baubranche: Woran du merkst, dass du mit deinem Bauunternehmen bei der Digitalisierung geschlafen hast

Montag, 7:30 Uhr auf der Baustelle. Das Team tauscht sich aus. Mitarbeiter haben verschiedene Fragen. „Die Info kann ich dir heute Nachmittag geben, das muss ich erst mal im Büro nachschauen.“ Sätze wie dieser zeigen: Digitalisierung verschlafen. Denn wer fürs Einsehen kleinster Informationen erst ins Büro laufen muss, der sollte seine Prozesse optimieren – und digitalisieren. Meistens sind es nur kleine Stellschrauben, an denen Verantwortliche in Bauunternehmen drehen müssen. Zum Beispiel ein Tablet mit Zugriff auf Internet und Cloud nutzen, in der das wichtige PDF liegt. So können Mitarbeiter Kommentare direkt am Dokument protokollieren. Falls das nicht klappt, ist ein Sprachmemo eine Option und die Alternative zum handschriftlichen Protokoll – denn das müsste ja sonst wieder jemand digitalisieren.

„Wer mit dem neusten Diensthandy hantiert, aber bei
einer Baubesprechung mit einem Kofferraum voller
Baupläne auf Papier vorfährt, hat in meinen Augen das
Thema Digitalisierung verfehlt.“

Jürgen Bruns, Bauunternehmer

Zukunft der Baubranche: 80% der Bauunternehmen haben bei der Digitalisierung gepennt

Was nötig ist: ein grundsätzliches Umdenken – in den Köpfen von rund 80 Prozent der deutschen Bauunternehmen. Was bis heute funktioniert hat, wird in den nächsten Jahren zum Problem. Denn bei der Digitalisierung von Bauunternehmen geht es nicht nur darum, interne Prozesse zu optimieren. Es geht auch darum,  wettbewerbsfähig zu bleiben. Und damit zukunftsfähig.  Ausschreibungen – im privaten oder öffentlichen Auftragswesen – kommen nicht mehr per Post. Alles läuft digital.

„Die kommenden Jahre werden in puncto Digitalisierung
entscheidend sein – weil Bauunternehmen mit dem
Finanzamt, mit Nachfolgefirmen oder dem Steuerberater
zukünftig nur noch auf digitalem Wege Daten
austauschen werden.“

Jürgen Bruns, Bauunternehmer

6 Gründe für die Digitalisierung deines Bauunternehmens

Vorteil 1: Wieso die Digitalisierung deines Bauunternehmens für die Zusammenarbeit mit anderen Baufirmen wichtig ist

Vielleicht laufen bei dir viele analoge Prozesse heute rund. Du hast ein ausgefeiltes System, das für deine Mitarbeiter funktioniert:  perfekt strukturierte Stundenzettel, eine erprobte Disposition, eingespielte Abläufe für die Fotodokumentation. Du hast Spezialisten in deinem Team, die alle wichtigen  Dokumentationsschritte blind abhaken können. Das ist super, kann dich aber zum Beispiel in der Zusammenarbeit mit anderen Firmen oder in öffentlichen Ausschreibungen einen großen Schritt zurückwerfen – im Zweifel sogar so weit, dass dir der Zuschlag durch die Lappen geht. Immer mehr Bauvorhaben, in die du vielleicht als Subunternehmer einsteigst, setzen digitale Infrastrukturen voraus – etwa für den Austausch von Bauplänen oder die zentrale  Zeiterfassung in einem firmenübergreifenden Tool. Bauherren haben längst erkannt, dass ihre Projekte deutlich effizienter  ablaufen, wenn sie alle Daten zentral erfassen und ablegen.

„Fehlende Digitalisierung von Baufirmen ist heute ein
K.O.-Kriterium: Wer zum Beispiel als Subunternehmer
nicht auf die bestehende digitale Infrastruktur eines
Projekts aufspringen kann, der ist raus.“

Jürgen Bruns, Bauunternehmer

Ein einfaches Beispiel ist die Rechnungsstellung: Einige Unternehmen  wollen keine Rechnungen mehr auf Papier erhalten – sondern als PDF. Wer das nicht liefern kann, ist im Zweifel raus. Das ist die Zukunft der Baubranche.

Vorteil 2: Disposition und Einsatzplanung für deine Baustellen digitalisieren – und Zeit sparen

Auf dem Bau sitzt dir und deinem Team immer die Zeit im Nacken. Wenn du deine Disposition digital planst und für deine Mitarbeiter in einer App einsehbar machst, sparst du richtig viel Zeit. Denn in deiner digitalen Einsatzplanung können deine Baufachleute schon heute sehen, wo sie morgen oder für den Rest der Arbeitswoche eingesetzt werden und welche Geräte und Materialien sie dafür brauchen. So bleibt deinem Team mehr Raum, um direkt auf der Baustelle mit den Arbeiten zu starten, weil niemand mehr für die tägliche Dienstbesprechung zum Bauhof fahren muss.

„Wenn eine digitale Arbeitsplanung fehlt, geht Effektivität
verloren. Mit digitalen Prozessen gewinnen
Bauunternehmen erfahrungsgemäß rund 20 Prozent
mehr Zeit. Zeit, die sie in ihr Handwerk investieren und
mit der sie mehr erwirtschaften können.“

Jürgen Bruns, Bauunternehmer

Mit einer App überprüfen deine Mitarbeiter schon am Vortag, wo sie als Nächstes eingesetzt werden und treffen sich direkt auf dem Bau mit ihren Kollegen. Vor und nach der Arbeit starten oder beenden sie mit einem Klick ihre digitale Zeiterfassung, können ihre Arbeitszeit sogar einer speziellen Tätigkeit auf der Baustelle zuordnen und sparen sich damit handschriftliches Ausfüllen und den Weg ins Büro, um ihre Stundenzettel abzugeben.

Zukunft der Baubranche: 80% der Bauunternehmen haben bei der Digitalisierung gepennt

Vorteil 3: Plane deinen Materialbedarf für Baustellen digital

Ein klassisches Szenario an einem Tag auf der Baustelle: Ein  Mitarbeiter ruft morgens um 10 Uhr im Büro an, weil er feststellt: „Ich brauche noch drei weitere Pakete Nägel.“ Wird notiert. Eine  Stunde später der nächste Anruf: „Mir fehlen noch fünf zusätzliche Dachlatten.“ Ebenfalls notiert. Am Nachmittag dann der dritte (oder vierte oder fünfte) Anruf: „Packt bitte noch ein kleines Gerüst und zwei Böcke dazu, die brauche ich spätestens morgen früh auch auf der Baustelle.“ Auch das wird notiert. Über den Tag verteilt rufen deine Mitarbeiter mehrfach an und reißen dein Büroteam damit  immer wieder aus ihrer Arbeit. Das geht effizienter:

„Wenn Mitarbeiter ihre Materialwünsche tagsüber
einfach in einer App eintippen, checkt abends im Büro
jemand den erfassten Bedarf und kann das Material
für den nächsten Morgen zur Abholung vorbereiten. Vier
Telefonate weniger, effektiveres Arbeiten auf der
Baustelle und im Büro – ganz einfach.“

Jürgen Bruns, Bauunternehmer

Einige Bauunternehmen führen auch tagsüber Listen mit  Materialbedarfen und liefern sie abends im Büro ab. Das ist schon besser, als dauernd anzurufen. Aber dennoch ein unnötiger  Fahrweg. Denn auch dann muss deine Kolonne nach getaner Arbeit noch extra mit dem Baustellen-Bulli den Umweg über den Bauhof  auf sich nehmen, um die Materialliste abzugeben. Der Polier springt kurz aus dem Auto, lässt das Material für den Folgetag vorbereiten – und der Rest des Teams wartet derweil ungeduldig im Wagen, um endlich in den wohlverdienten Feierabend zu gehen. Das muss nicht sein.

Vorteil 4: Behalte die Arbeitsstunden deiner Baustellengeräte im Blick

Für Bauunternehmer ist es wichtig zu wissen, welche Maschinen wo und wie lange im Einsatz sind. Besonders bei großen  Baumaschinen wie Baggern oder Planierraupen, die im  Projektverlauf auf mehreren Baustellen zum Einsatz kommen,  müssen die Arbeitsstunden der Geräte sauber dokumentiert  werden. Das ist nicht nur wichtig für die Einsatzplanung der  Maschinen, sondern auch, um die geleisteten Stunden in der Baustellenkalkulation zu berücksichtigen. Liegen diese Daten nur  schriftlich vor, beginnt irgendwann das fröhliche Rechnen. Erfasst du sie jedoch per App, dann bist du rund um die Uhr up to date und weißt, welches Gerät wo welche Arbeiten erledigt.

Zukunft der Baubranche: 80% der Bauunternehmen haben bei der Digitalisierung gepennt

Vorteil 5: Mit Fotodokumentation per App kannst du mehr erfassen als (nur) den Baufortschritt

Auf dem Bau muss es immer schnell gehen. Die  Fotodokumentation per App ist dabei ein mächtiges Tool und erleichtert dir und deinem Team die Arbeit – sie ist die Zukunft der Baubranche. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel feststellt, dass er von einem besonderen Material Nachschub braucht, kann er ganz einfach den Lieferschein abfotografieren und das Bild mit einem Kommentar versehen:  „Bitte drei Pakete zusätzlich liefern“ – alle Projektbeteiligten wissen dann genau, was benötigt wird.

„Richtig eingesetzt ist Fotodokumentation wirklich das
größte Hilfsmittel überhaupt auf der Baustelle.“

Jürgen Bruns, Bauunternehmer

Wie Fotodokumentation deinen ausländischen Mitarbeitern die Kommunikation erleichtert

Besonders hilfreich ist das etwa für Baufachleute aus dem Ausland, die gegebenenfalls vor Sprachbarrieren stehen. Einen komplizierten Produktnamen aufzuschreiben ist im Zweifelsfall schwierig,  gleichzeitig passieren beim Abschreiben unter Zeitdruck auch  schnell Fehler. Die Fotos verstehen jedoch alle – und ein Mitarbeiter kann das richtige Material zur Baustelle schicken.

Vorteil 6: Dein digitalisiertes Bauunternehmen macht dich auf dem Arbeitsmarkt für Fachkräfte attraktiv

Im Baugewerbe ist der Fachkräftemangel bundesweit am stärksten von  allen Branchen. Deshalb solltest du als Bauunternehmer alles dafür tun, für deine Mitarbeiter attraktiv zu sein. Die Digitalisierung deiner Baufirma hilft dir dabei, denn unterm Strich bedeuten digitale Prozesse für deine Mitarbeiter immer Zeitersparnis und bequeme Arbeitsabläufe. Sie können ihre Arbeitszeit effizient mit dem ausfüllen, was sie richtig gut können: bauen. Die Zukunft der Baubranche heißt deshalb auch: Schluss mit der leidigen Zettelwirtschaft und unnötigen Fahrten zwischen Baustelle und Hof. Wenn ein modernes Bauunternehmen, mit dem du  konkurrierst, diese Form der Arbeitserleichterung bietet,  entscheiden sich deine Mitarbeiter vielleicht für einen Jobwechsel. Aus Erfahrung weiß Bauunternehmer Jürgen Bruns:

„Ich kann meine Mitarbeiter nicht täglich unnötige Wege
machen lassen – nur um eine Tüte Zement für den
nächsten Tag aus dem Lager einzuladen. Da lohnt es
sich eher, den Sack mit dem Taxi zur Baustelle zu fahren,
als die wertvolle Zeit der Mitarbeiter zu verschwenden.”

Jürgen Bruns, Bauunternehmer

Nachfolgepläne im Unternehmen nutzen und die Digitalisierung forcieren

Viele Bauunternehmer wissen, wie wichtig Digitalisierung ist, haben aber Sorge davor, ihr Team mit einem großen  Digitalisierungsprozess zu belasten. Etwa wenn deine Mitarbeiter wenige Jahre vor der Rente stehen und du sie nicht mit solch  großen Veränderungen  konfrontieren willst. Fakt ist nämlich, dass eine neue Software natürlich nicht „mal eben so“ eingeführt wird. Es ist wichtig, das Team in diesen Prozess zu involvieren.

Ein Tipp: Vielleicht steht in deinem Betrieb die Nachfolge und damit ein Generationswechsel an. Ein idealer Zeitpunkt, um festgefahrene Firmenstrukturen einmal auf den Kopf zu drehen, denn frischer  Wind weckt die Motivation auch bei deinen Mitarbeitern.

Zukunft der Baubranche: 80% der Bauunternehmen haben bei der Digitalisierung gepennt

Nicht verschlafen, sondern digitalisieren

Wenn du dein Bauunternehmen fit für die Zukunft der Baubranche machen willst, dann starte genau jetzt! Häufig sind es nur kleine Prozessoptimierungen, die dich im Wettbewerb um ein Vielfaches attraktiver machen – für deine Auftraggeber und deine (zukünftigen) Mitarbeiter.

Jürgen Bruns
Bauunternehmer und Gründer der 123erfasst.de GmbH